【目的別】秘書代行サービスおすすめ12選｜電話代行との違い・選び方まで徹底解説

忙しい現代のビジネス環境において、時間は最も貴重な資源の一つです。経営者や管理職の方々にとって、日々の雑務や事務作業に追われることで、本来注力すべき重要な業務に集中できないことが大きな課題となっています。

そんな課題の解決策として注目を集めているのが「秘書代行」サービスです。秘書代行は、専門のスタッフがリモートで秘書業務を代行することで、経営者や管理職の業務効率を大幅に向上させる革新的なソリューションと言えます。

そこで本記事では、秘書代行を3つのタイプに分けてご紹介します。自社のニーズに応じて最適な秘書代行を選べる内容のため、秘書業務のアウトソーシングを検討中の方はぜひご覧ください。

秘書代行サービスとは？

秘書代行サービスとは、企業の秘書業務やその他のサポート業務を外部の専門業者に委託できるサービスです。秘書代行サービスは、人事、総務、経理、マーケティングなど、幅広い業務に対応しており、企業のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズすることができます。例えば、スケジュール管理や電話対応に特化した依頼、経理業務全般のサポートなどを依頼することが可能です。

秘書代行の主なメリットは、まず業務効率の向上です。ルーティン業務を外部に任せることで、経営者や社員はコア業務に集中でき、生産性が向上します。また、フルタイムの秘書を雇うよりも必要な時だけサービスを利用できるため、コスト削減にもつながります。

さらに、秘書代行を利用することで専門知識を活用できる点も大きな利点です。プロフェッショナルなサポートを受けることで業務の品質が向上し、顧客満足度も高まります。加えて、離職や休職によるリスクを軽減し、安定したバックオフィス運営が可能になるため、企業全体の業務体制を強化することにも繋がります。

秘書代行サービスと電話代行サービスの違い

「秘書代行サービス」と似たサービスとして「電話代行サービス」があります。この2つのサービスは同じ括りで提供されていることも多いですが、厳密には対応業務範囲が異なります。

秘書代行サービスの業務範囲

基本的に秘書代行サービスは、代表電話の取次はもちろん、スケジュール調整、会食場手配、リサーチ業務、契約書作成補助といった「事務業務」「総務業務」にまで対応しています。

電話受付 / 内容伝達	企業に入電する電話を専門オペレーターが代理で受け、内容を正確に聞き取り、メールやメッセージで伝達
メール確認 / 返信代行	受信メールの確認、状況に応じた適切な返信を代行するため、上司や担当者の不在時でも、迅速かつ丁寧な対応が可能
スケジュール管理	予定の調整、カレンダー管理、リマインダー設定など、効率的な時間管理をサポート
ドライバー手配 / 運行管理	移動に必要な車両手配や運行スケジュールの管理
アポイント調整	商談や会議の日程調整を代行し、スムーズな日程管理を支援
調査 / 報告	必要な情報の収集や調査を行い、詳細な報告書を作成
ビジネスランチ / 会食予約	ビジネス上の食事や会食に関する予約を代行
出張手配	交通手段、宿泊施設、移動スケジュールなど、出張に関する一切の手配
契約書作成補助	契約書の下書き、確認、修正などの補助的業務を支援

電話代行サービス

電話代行サービスは、電話の一次取次、受注対応といった「電話対応業務」にしか対応していません。

受電の一時対応	受電に対して、専任オペレーターが初期応対を行い、必要に応じて担当者に取り次ぎ
EC対応	ECサイトに関する顧客対応を行い、商品問い合わせ、受注、カスタマーサポートなどをサポート
営業電話への対応	不要な営業電話に対して応対し、必要にお応じて担当者不在の旨を伝える

電話の一次対応に加え、受注対応、カスタマーサポート、営業電話への対応、といった電話業務に特化したサービスを利用したい場合は「電話代行サービス」がおすすめです。

もし、「自社には電話代行サービスが合っているかもしれない」と感じた方は、以下記事でまとめていますので、ぜひご覧ください。

⇒ 電話代行サービス13選比較。対象別の選び方とおすすめサービスを紹介

秘書代行サービスの選び方

以下では、「目的」ごとに選び方を3つご紹介しています。自社の秘書代行サービスを利用したい目的に沿ってサービスを選ぶようにしましょう。

1. 電話の一次取次のみ依頼したい
2. 基本的な秘書業務全般を依頼したい
3. 専門事務まで依頼したい

電話の一次取次のみ依頼したい

オフィスにかかってきた電話の一次対応に特化したサービスです。特にリモートもしくは時差出勤などでオフィスに対応する社員が居ない状況がある企業や、士業といった職業柄、外出していることが多い企業におすすめです。オペレーターが代わりに電話対応を行い、電話内容のヒアリング、伝達までを代行してくれます。オプションによっては、簡単なメッセージ伝達やQ&A対応なども行なってくれますが、基本的には一次取次のみと考えておきましょう。

さらに詳しく電話代行サービスについて知りたい方は「電話代行サービス13選比較。対象別の選び方とおすすめサービスを紹介」をご覧くださいませ。

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基本的な秘書業務全般を依頼したい

電話対応に加え、メール返信、スケジュール管理、ドライバー手配、出張手配などの秘書業務全般に対応しているサービスです。特に、個人事業主や中小企業の責任者でノンコア業務を外注してコア業務に注力したい場合におすすめです。

サービスによっては24時間土日祝日にも対応しているサービスもあるので、実際に秘書を雇うよりもコストを抑えて、まるで秘書を雇っているかのような感覚でサービスを利用することができます。

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専門事務まで依頼したい

一般的な秘書業務と呼ばれる一般事務、総務業務に加え、営業リストの作成、資料作成、経理事務、webサイト運用など、専門事務まで対応しているサービスです。経理、人事、マーケティングなどの専門分野に精通したスタッフが在籍しているため、より複雑で専門的な業務を依頼することができます。

このタイプのサービスは「オンラインアシスタント」として提供されるため、月の決められた時間内であれば自由に依頼したい業務を組み合わせて依頼することができます。なので、成長期の企業や、特定の専門分野でサポートを必要とする企業におすすめです。

さらに詳しくオンラインアシスタントについて知りたい方は「オンラインアシスタント比較15選！特徴別の選び方とおすすめサービス」をご覧くださいませ。

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秘書代行サービスの比較ポイント

先述した、選び方に基づきサービスを絞り込んだ上で、自社にあった1社を選ぶための比較ポイントを5つご紹介いたします。

• 24時間土日祝日対応可能か
• プランの柔軟性
• 常駐支援の有無
• コールオーバーの料金
• オプションの豊富さ

24時間土日祝日対応可能か

秘書業務を依頼する上で、営業時間外でも対応してくれるかどうかは比較ポイントの一つになります。営業時間外に顧客からの電話がかかって来る事は多く、特に緊急性の高い業種では、いつでも電話応対できる体制を整えておくことが重要となります。

24時間対応の秘書代行サービスを利用することで、顧客からの問い合わせを逃すことなく、機会損失を防ぐことができます。また、緊急のトラブルや問い合わせに迅速に対応できるため、顧客満足度を向上させることにもつながるでしょう。

プランの柔軟性

企業の業務量は月ごとに変動することが多いため、コール数や業務時間に応じてプランを変更できるサービスが望ましいです。具体的には「コール数に応じたプランの変更」「未利用の業務時間の翌月繰越」などが挙げられます。

例えば、コール数の上下が激しい企業などは、コール数に応じたプランが豊富で、その変更も簡単に行えるサービスの方が良いでしょう。また、オンライン秘書サービスを利用する場合は、毎月の業務時間に応じて料金が定められているため、利用しなかった業務時間分を翌月に繰り越せるかどうかも確認しましょう。

常駐支援の有無

特に、オンラインアシスタントを利用する場合「常駐での支援」を行なっているかどうかも比較ポイントの一つになります。常駐支援が可能な秘書代行サービスは、企業内で直接業務を行い、より密接なコミュニケーションを取ることが可能なため、企業文化や業務内容を深く理解し、迅速かつ的確なサポートを行うことが可能です。

例えば、個人情報などの社外秘の機密情報を扱った事務作業や書類・名刺整理など事務所でしか行えない作業を依頼したいと考えている場合は「常駐支援対応サービス」を利用する必要が出てくるため、その辺りも確認しましょう。

コールオーバーの料金

コールオーバー料金は、契約したコール数を超えた場合に発生する追加料金です。月の受電数に上下があり、もしかしたらプランで定められた規定コール数を超える可能性が高い場合は、万が一に備えコールオーバー料金が安いサービスを選びましょう。

例えば、サービスによっては300円/件の場合や150円/件の場合もあります。このように2倍も料金が異なります。そのため、コール数の超過の可能性がある場合は、コールオーバー料金が安いサービスを選ぶのが良いでしょう。

オプションの豊富さ

オプションの豊富さは、求める特定のニーズに応じたサービスを追加できるかどうかを判断する際に重要となります。

例えば、メール返信代行やアポイント調整など、多様なオプションメニューが用意されていると、自社の業務スタイルに合わせたカスタマイズが可能になります。また、特定の業種向けの専門的なサポートも提供されている場合もあるので、自社のニーズに合ったオプションを選ぶことが重要です。

秘書代行サービス12選比較表

以下は、本記事で紹介する秘書代行サービスの一覧比較表です。

上記で解説した「タイプ」と「比較ポイント」をフィルターで絞ることができますので、各代行サービスの詳細紹介を読む前に、自社に最適な代行サービスのあたりをつけてみてください。

【電話の一次取次のみ依頼したい場合】におすすめの秘書代行サービス

オフィスにかかってきた電話の一次取次におすすめの秘書代行サービスをご紹介いたします。

総務やバックオフィス部門で電話対応に時間を取られている企業におすすめ

fondeskは、会社や事務所の電話受付の一次対応を実施し、チャットやメールで電話の内容を連携するサービスです。対応後の連携については、メールの他、ChatworkやSlackなど各種チャットツールも利用が可能で、その際の複数通知先設定まで行うことができます。

利用開始時も5分程度のオンライン申し込みですぐにオペレーターが対応開始します。その他マイページでWeb上からオンタイムで電話の履歴が確認できたり、応対の設定変更や支払いの手続きも含めて全てオンラインで解決することができます。

24時間土日祝日対応	-（9:00~19:00の間で自由に設定可能）
プランの柔軟性	–
常駐支援	–
オプション	○：『応答カード』や『なまえ辞書』などの対応に役立つ内容の登録が可能
コールオーバー料金	51件以上：200円 / 件
料金	基本料金：10,000円 / 月 + 従量課金（50件まで無料）

電話代行サービス株式会社

電話対応による社員のストレスが高い企業におすすめ

電話代行サービス株式会社は平日と土日祝の9:00〜21:00の間の時間であれば、各企業の営業時間や都合に合わせて対応が可能な電話受付代行サービスです。

電話応答時の名乗り方に加え、外出中、出張中といった状況に合わせた案内文言もオーダーメイドで指定可能です。さらに、時間帯や曜日によって電話応対方法の切り替えを行うこともできます。

営業電話に関しても、お断り対応をする場合と、折り返しをする場合といったカスタマイズにも対応しています。

24時間土日祝日対応	-（平日+土日祝の9:00〜21:00対応可能）
プランの柔軟性	○：月間15 / 30 / 50 / 100コールの切り分けで平日・土日祝の対応時間毎にプランを用意
常駐支援	–
オプション	○：フリーダイヤルを含む電話番号貸出や郵便受付サービスなどを利用可能
コールオーバー料金	–
料金	7,000円〜 / 月 ※年末年始・GW・夏季休暇は別途料金必要

電話代行サービスe秘書（株式会社ベルシステム24）

 顧客からの問い合わせが多いサービス業におすすめ

株式会社ベルシステム24が運営する『電話代行サービスe秘書』は、情報セキュリティ、コンプライアンスを含むさまざまな研修・教育プログラムを受けたオペレーターにより、周囲の声やノイズが入りにくい高品質な通話環境で1本1本の電話に丁寧に応対してくれる電話受付代行サービスです。

オペレーターは定期的な研修を受けており、高度なスキルを持っているため、顧客への印象も損なわない丁寧な対応を行なってくれます。また、24時間土日祝日対応や多言語対応などサービスプランを豊富に用意しているため、各企業のニーズに合わせた利用を行うことが可能です。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能なプランを用意
プランの柔軟性	○：サービスの利用時間など細かなプランの設定ができ、各企業の都合に合わせて利用可能
常駐支援	–
オプション	○：多言語サービスやExcelでの日時報告、Web画面でのデータ入力など各種オプションあり
コールオーバー料金	300円〜 / 件　※プランによって変動
料金	10,000円〜 / 月　※スタンダードコースの場合

オフィスのでんわばん®

テレワークやリモートワークを導入している企業におすすめ

『オフィスのでんわばん®』は、オフィスに常駐する社員がいない場合や外出が多い業種に最適な電話代行サービスです。経験豊富なオペレーターが貴社名で電話を受け付け、相手の社名や用件、連絡先を正確にヒアリングを行うことで、重要な電話を逃すことなく、業務に集中できる環境を提供しています。

最大の特徴は、転送・取次ぎ料が完全無料であるという点です。一般的な電話代行サービスでは発生する転送通話料が不要となり、コスト削減につながります。また、スマートフォンアプリを使用した内線取次ぎにより、同じ社内での対応と同様のスムーズさも実現しています。

また、受電内容は専用のチャットアプリ「MOT/Cha」にてリアルタイムで通知されるため、メールの中に埋もれることなく、重要な情報を迅速に把握することができます。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	月間コール数に応じたプランがあり、平日・土日祝の対応時間を選択可能
常駐支援	–
オプション	○：全通話録音や自動音声案内など多数のオプションあり
コールオーバー料金	450円 / 件　※31件目以降
料金	11,100円 / 30コール + MOT/TELの契約料金

【秘書業務全般を依頼したい場合】におすすめの秘書代行サービス

電話の一次取次に加え、ドライバー手配、スケジュール管理など秘書業務全般に対応しているサービスをご紹介いたします。

i-STAFF（ファイブスターネット株式会社）

雑務が多すぎて重要な業務に集中できない企業におすすめ

ファイブスターネット株式会社の運営する『i-STAFF』は、メール返信・電話受付代行やスケジュール調整、出張や会食の手配を含む各種秘書業務を月の所定稼働時間内に依頼することができるサービスです。

業務の品質を高めるためにスタッフの採用基準を厳しく設定していることに加え、多段階の採用プロセスと各専門業務の複数テストといった「採用率1%」の壁を突破した人材のみ採用を行っています。

また、人為的な情報漏洩を防止するため、情報を取り扱う端末にはすべて最新のセキュリティソフトを導入し、業務を行う部屋には外部記録媒体の持ち込みも禁止するなど、セキュリティ保護を徹底しています。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	○：月の稼働時間や土日・深夜時間帯の業務など希望に沿ってカスタマイズ可能
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	–
料金	72,000円〜 / 月（30時間稼働）

秘書プラス（ギミット株式会社）

フルタイムの秘書雇用にかかるコストが負担になる企業におすすめ

秘書プラスは、実用新案権を取得した独自のコールセンターシステムを軸に、プランによっては出張の手配や会食の予約、調べ物からスケジュール管理までの実施が可能な秘書代行サービスです。

サービス品質の維持、向上のために教育マニュアルの作成に注力しており、申込時の各企業の情報をもとに企業毎の電話対応マニュアルを作成することで高品質を担保しています。

「応対後転送」サービスを利用することで内線感覚で電話対応を行うこともできます。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能なプランを用意
プランの柔軟性	–
常駐支援	–
オプション	○：フリーダイヤルを含む電話番号の取得や日次・月次レポートなどの各種オプションあり
コールオーバー料金	○：150円〜 / 件
料金	4,500円〜 / 月

テルシンク２４

必要に応じてコール数やサービス内容を調整したい企業におすすめ

テルシンク24は、電話対応を軸にスケジュールの問い合わせ対応や打ち合わせ時間調整、各種手配などの秘書業務を併せて依頼することができるサービスを提供しています。

独自開発した最新受付システム『クラウド型双方向リアルタイムシステム』を活用することでリアルタイムでの情報共有を可能にし、外出先でも会社受付状況の把握やスケジュール調整、秘書代行オペレーターに対する指示の実施が可能です。

また、メール代行サービスも提供しており、受信から10分以内に返信する体制を整えているため、重要な連絡を迅速に処理することができます。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能
プランの柔軟性	○：時間帯、コール数、依頼業務内容に応じた各種プランを用意
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	180円〜 / 件　※プランによって変動
料金	7,500円〜 / 月

秘書センター株式会社

コスト効率を重視する企業におすすめ

秘書センター株式会社は、24時間365日の対応が可能な電話代行や受電代行サービスを展開しています。各企業のニーズに応じて、スケジュール管理や資料作成、経費精算といった幅広い業務をサポートすることができるため、中小企業やスタートアップ企業にとって非常に頼りになる存在と言えます。

特徴は、受電した分のみの完全従量制で、受電単価は24時間一律料金という圧倒的な低価格で提供しているという点です。また、1時間単位で曜日や時間帯毎にオペレーターの増減行うことが可能であり、導入後も入電実績に適応した受電体制の最適化を提案してくれるため、「応答率」「アップセル率」「定期解約阻止率」などが向上しコストを削減することが可能となります。

24時間土日祝日対応	○：24時間365日対応可能
プランの柔軟性	多彩なプランとオプションがあり、クライアントのニーズに合わせたカスタマイズが可能
常駐支援	–
オプション	◯：質疑応答、電話番号貸し、フリーダイヤル貸しなど、様々なオプションサービスを用意
コールオーバー料金	–
料金	要問い合わせ

【専門事務まで依頼したい場合】におすすめの秘書代行サービス

総務や一般事務といった秘書業務に加え、経理やwebサイト運用、人事などの専門事務も依頼したい場合におすすめのサービスをご紹介いたします。

CASTER BIZ

経理やマーケティングなどの専門的な知識やスキルが必要な業務を依頼したい企業におすすめ

CASTER BIZでは、業務を対応するアシスタントを全て自社採用しており、選考課題・面接を経て「1/100」もの採用倍率を通過した優秀なメンバーがサポートを実施する秘書代行サービスです。

基本的にマネジメントも不要で、必要な業務を依頼するだけで、その後は24時間365日即戦力として自由に活用することが可能です。特に、アポイント調整やメール対応、予約手配、資料作成、リサーチなどの秘書業務を効率的に行うことができるため、本来のコア業務に集中することが可能となります。

また、秘書業務に加えて、ファイリングや書類整理、人事や経理サポートなど幅広い業務に対応することができます。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能
プランの柔軟性	–
常駐支援	○：オフラインでの対応可能
オプション	○：契約時間内であれば基本的な秘書業務に加えて、人事・経理サポートなど幅広い業務に対応可能
コールオーバー料金	–
料金	132,000円 / 月30時間　※BASIC6ヶ月プランの場合

Remobaアシスタント

高いITリテラシーが必要となる業務を依頼したい企業におすすめ

Remobaアシスタントは、実務経験が豊富なアシスタントチームによって支えられており、高いホスピタリティと業務品質を提供する秘書代行サービスです。

Remobaアシスタントの最大の特徴は、ITリテラシーが高く、厳格な採用基準をクリアしたアシスタントがチームで対応する点です。これにより、急なメンバーの欠勤や交代があっても、一定の業務品質を維持することが可能です。また、月30時間から必要な分だけ活用できる柔軟なプランが用意されており、繁忙期や閑散期に応じた効率的な運用を実現することができます。

オンラインでの対応にはなるものの、情報の取り扱いにおいて暗号化管理ツールのSSO(シングルサインオン)の導入や、セキュアブラウザの導入により自宅PCや共有PCと貴社情報へのアクセスを分離しログの集計を行うなど、セキュリティ面でも徹底した管理を行なっています。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	○：使用できなかった時間については翌月のみ繰越可能（別途手数料500円 / 1時間あたり）
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	–
料金	96,000円 / 月30時間　※スタンダードプランの場合

フジ子さん

データリサーチや翻訳などの専門知識やスキルを必要とする企業におすすめ

フジ子さんは、実際に導入する前に無料のトライアル期間を設けることで、実際にサポートしてくれるアシスタントの実務能力を事前に確認することができる秘書代行サービスです。

導入時にも、トライアル期間での業務をもとに、各企業に最適なプランを提案してくれます。また、状況や業務量に応じて柔軟にプラン変更を行うことも可能なため、人件費の調整弁として経理リスクの軽減目的での導入も可能となっています。

フジ子さんでは、一人のメインアシスタントが窓口となりチームでサポートする「チーム制サービス」を採用しているため、複数のスキルが求められる業務やボリュームの多いタスクも効率的に処理することが可能です。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	○：業務量に応じて柔軟にプラン変更が可能
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	–
料金	PLAN20：57,000円 / 月20時間　※PLAN20の場合

HELP YOU

業務の属人化やマニュアル化が進んでいない企業におすすめ

HELP YOUは、フルリモートで運営されており、難しい筆記試験と面談をクリアした優秀な約500人のアシスタントが日本国内や世界35カ国から業務支援を行なってくれる秘書代行サービスです。プレスリリース作成やECサイトの支援、営業資料の作成、議事録作成、CRMツールの設定など、幅広い業務を依頼することが可能です。

また、平均5人のチームでの業務遂行となるため、スキルを組み合わせた広範囲の業務のサポートが可能であることに加え、業務を行う上でのマニュアル作成も行うため、業務の属人化を防ぎ定常的な安定稼働を実現します。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	–
常駐支援	–
オプション	○：契約時間内であれば基本的な秘書業務に加えて、人事・経理・労務・広報など幅広い業務に対応可能
コールオーバー料金	–
料金	100,000円〜 / 月

秘書代行サービスのよくある質問

ここでは、秘書代行サービスを依頼する上でのよくある質問をご紹介します。

Q：秘書代行サービスはどのような業務をサポートしてくれますか？

電話対応、スケジュール管理、メール整理、リサーチ業務、契約書作成補助など、幅広い業務をサポートしており、企業のニーズに応じてカスタマイズ可能です。

Q：契約にはどのような条件がありますか？

申し込み内容に虚偽があったり、反社会的勢力との関係が疑われる場合などは契約を解除されることがあります。また、特定の業種（風俗・金融業など）は契約をお断りすることがあります。

Q：秘書代行サービスの料金体系はどうなっていますか？

料金は各企業の各プランによって異なりますが、多くの場合、月額料金制で提供されおり、必要な時だけ利用できる柔軟なプランを提供するサービスも存在します。

Q：秘書代行サービスにはどのようなセキュリティ対策がありますか？

多くの秘書代行サービスでは、個人情報保護や機密情報の取り扱いに関する厳格なポリシーが設けられています。データ暗号化やアクセス制限など、セキュリティ対策が充実しているため安心して利用できます。

まとめ

本記事では、秘書代行サービスの選び方や比較ポイントについて解説しました。まずは、以下の目的に応じて、自社に最適なタイプを選びましょう。

1. 電話の一次取次のみ依頼したい
2. 基本的な秘書業務全般を依頼したい
3. 専門事務まで依頼したい

また、その中でも以下の5つの比較ポイントにて絞り込みます。

• 24時間土日祝日対応可能か
• プランの柔軟性
• 常駐支援の有無
• コールオーバーの料金
• オプションの豊富さ

本記事が、最適な秘書代行サービスを選ぶ一役になれば幸いです。