秘書代行サービス10選比較。電話代行との違いや目的別の選び方

近年、ビジネスの効率化やコスト削減の一環として多くの企業や個人事業主が利用する「秘書代行サービス」。

スケジュール調整、電話対応といった秘書業務を外部のプロフェッショナルに依頼することで、コア業務に注力することを実現している企業や代表の方も多いのではないのでしょうか。

今回は、秘書代行とは、という部分から秘書代行サービスの選び方、比較ポイントまでご紹介いたします。

秘書代行サービスとは？

秘書代行サービスとは、その名の通り秘書業務は勿論、電話対応や営業サポート、専門業務などコア業務以外の雑務を代行してくれるサービスです。

企業はサービスを利用することで自社のビジネスで最も重要なコア業務に注力することができます。また、採用プロセスや教育を行わずに人材を獲得できるためコストを抑えることができるのも特徴です。

秘書代行サービスと電話代行サービスの違い

「秘書代行サービス」と似たサービスとして「電話代行サービス」があります。これらのサービスは同じ括りで提供されていることも多いですが、厳密には対応業務範囲が異なります。

基本的に「秘書代行サービス」は、代表電話の取次はもちろん、スケジュール調整、会食場手配、リサーチ業務、契約書作成補助といった「事務業務」「総務業務」にまで対応しています。

逆に、「電話代行サービス」は、電話の一次取次、受注対応といった「電話対応業務」にしか対応していません。

なので、電話の一次対応に加え、受注対応、カスタマーサポート、営業電話への対応、といった電話業務に特化したサービスを利用したい場合は「電話代行サービス」がおすすめです。

もし、「自社には電話代行サービスが合っているかもしれない」と感じた方は、すでに以下記事でまとめていますので、ぜひご覧ください。

⇒ 電話代行サービス13選比較。対象別の選び方とおすすめサービスを紹介

秘書代行サービスの選び方

以下では、「目的」ごとに選び方を3つご紹介しています。自社の秘書代行サービスを利用したい目的に沿ってサービスを選ぶようにしましょう。

• 電話の一次取次のみ依頼したい
• 基本的な秘書業務全般を依頼したい
• 専門事務まで依頼したい

電話の一次取次のみ依頼したい

オフィスにかかってきた電話の一次対応に特化したサービスです。特にリモートもしくは時差出勤などでオフィスに対応する社員が居ない状況がある企業や、士業といった職業柄、外出していることが多い企業におすすめです。オペレーターが代わりに電話対応を行い、電話内容のヒアリング、伝達までを代行してくれます。オプションによっては、簡単なメッセージ伝達やQ&A対応なども行なってくれますが、基本的には一次取次のみと考えておきましょう。

さらに詳しく電話代行サービスについて知りたい方は「電話代行サービス13選比較。対象別の選び方とおすすめサービスを紹介」をご覧くださいませ。

基本的な秘書業務全般を依頼したい

電話対応に加え、メール返信、スケジュール管理、ドライバー手配、出張手配などの秘書業務全般に対応しているサービスです。特に、個人事業主や中小企業の責任者でノンコア業務を外注してコア業務に注力したい場合におすすめです。

サービスによっては24時間土日祝日にも対応しているサービスもあるので、実際に秘書を雇うよりもコストを抑えて、まるで秘書を雇っているかのような感覚でサービスを利用することができます。

専門事務まで依頼したい

一般的な秘書業務と呼ばれる一般事務、総務業務に加え、営業リストの作成、資料作成、経理事務、webサイト運用など、専門事務まで対応しているサービスです。

これらのサービスは「オンラインアシスタント」として提供されるため、月の決められた時間内であれば自由に依頼したい業務を組み合わせて依頼することができます。とにかく業務内で発生する事務業務を依頼したいと考えている企業におすすめです。しかし、基本的に電話業務には対応していないため、電話対応まで行なって欲しい場合は、先述した2タイプのどちらかを選ぶが良いでしょう。

さらに詳しくオンラインアシスタントについて知りたい方は「オンラインアシスタント比較15選！特徴別の選び方とおすすめサービス」をご覧くださいませ。

秘書代行サービスの比較ポイント

先述した、選び方に基づきサービスを絞り込んだ上で、自社にあった1社を選ぶための比較ポイントを5つご紹介いたします。

1. 24時間土日祝日対応可能か
2. プランの柔軟性
3. オンサイト支援の有無
4. コールオーバーの料金
5. オプションの豊富さ

1. 24時間土日祝日対応可能か

秘書業務を依頼する上で、営業時間外でも対応してくれるかどうかは比較ポイントの一つになります。例えば、得意先からの電話が営業時間内にかかってくるとは限りません。いつでも電話応対できる体制を提供しておくことで機会損失などを防ぐことができます。また、士業などの緊急を要する職種などであれば、労働時間外での問い合わせなどにも対応できる方が良いでしょう。

2. プランの柔軟性

具体的には「コール数に応じたプランの変更」「未利用の業務時間の翌月繰越」などが挙げられます。例えば、コール数の上下が激しい企業などは、コール数に応じたプランが豊富で、その変更も簡単に行えるサービスの方が良いでしょう。また、オンライン秘書サービスを利用する場合は、毎月の業務時間に応じて料金が定められています。そのため、利用しなかった業務時間分、翌月に繰り越せるかどうかも確認しましょう。

3. 常駐支援の有無

特に、オンラインアシスタントを利用する場合「常駐での支援」を行なっているかどうかも比較ポイントの一つになります。例えば、個人情報などの社外秘の機密情報を扱った事務作業や書類・名刺整理など事務所でしか行えない作業を依頼したいと考えている場合は「常駐支援対応サービス」を利用する必要が出てくるため、その辺りも確認しましょう。

4. コールオーバーの料金

月の受電数に上下があり、もしかしたらプランで定められた規定コール数を超える可能性が高い場合は、万が一に備えコールオーバー料金が安いサービスを選びましょう。例えば、サービスによっては300円/件の場合や150円/件の場合もあります。このように2倍も料金が異なります。そのため、コール数の超過の可能性がある場合は、コールオーバー料金が安いサービスを選ぶのが良いでしょう。

5. オプションの豊富さ

特に、電話対応におけるオプションの豊富さも比較ポイントの一つです。例えば、「取次サービス」を提供しているサービスであれば、特定の電話に対してはスマホアプリの内線で取次いでもらいその場て自分自身で対応することができます。また、「電話番号貸出サービス」を提供しているサービスであれば、オフィスに電話を設置していないもしくは起業したての場合でも利用できます。

秘書代行サービス10選比較表

以下は、本記事で紹介する秘書代行サービスの一覧比較表です。

上記で解説した「タイプ」と「比較ポイント」をフィルターで絞ることができますので、各代行サービスの詳細紹介を読む前に、自社に最適な代行サービスのあたりをつけてみてください。

【電話の一次取次のみ依頼したい場合】におすすめの秘書代行サービス

オフィスにかかってきた電話の一次取次におすすめの秘書代行サービスをご紹介いたします。

fondeskは、会社や事務所の電話受付の一次対応を実施し、チャットやメールで電話の内容を連携するサービスです。対応後の連携については、メールの他、ChatworkやSlackなど各種チャットツールも利用が可能です。また、その際複数の通知先も指定できます。

利用開始時もオンライン申し込みで5分程度の手続きですぐにオペレーターが対応開始します。その他マイページでWeb上からオンタイムで電話の履歴が確認できたり、応対の設定変更や支払いの手続きも含めて全てオンラインで解決することができます。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	–
常駐支援	–
オプション	○：『応答カード』や『なまえ辞書』などの対応に役立つ内容の登録が可能
コールオーバー料金	-：200円 / 件
料金	基本料金：10,000円 / 月 + 従量課金 〜50件：0円 51件〜：200円 / 1件

電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は平日と土日祝の9:00〜21:00の間の時間であれば、各企業の営業時間や都合に合わせて対応が可能な電話受付代行サービスです。

電話応答時の名乗り方に加え、外出中、出張中といった状況に合わせた案内文言もオーダーメイドで指定可能です。さらに、時間帯や曜日によって電話応対方法の切り替えを行うこともできます。

営業電話に関しても、お断り対応をする場合と、折り返しをする場合といったカスタマイズにも対応しています。

24時間土日祝日対応	-：平日+土日祝の9:00〜21:00対応可能
プランの柔軟性	○：月間15 / 30 / 50 / 100コールの切り分けで平日・土日祝の対応時間毎にプランを用意
常駐支援	–
オプション	○：フリーダイヤルを含む電話番号貸出や郵便受付サービスなどを利用可能
コールオーバー料金	–
料金	7,000円〜 / 月 ※年末年始・GW・夏季休暇は別途料金必要

電話代行サービスe秘書（株式会社ベルシステム24）

株式会社ベルシステム24が運営する『電話代行サービスe秘書』は、情報セキュリティ、コンプライアンスを含むさまざまな研修・教育プログラムを受けたオペレーターにより、周囲の声やノイズが入りにくい高品質な通話環境で1本1本の電話に丁寧に応対してくれる電話受付代行サービスです。

24時間土日祝日対応や多言語対応などサービスプランを豊富に用意しているため、各企業の都合に合わせた利用が可能です。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能なプランを用意
プランの柔軟性	○：サービスの利用時間など細かなプランの設定ができ、各企業の都合に合わせて利用可能
常駐支援	–
オプション	○：多言語サービスやExcelでの日時報告、Web画面でのデータ入力など各種オプションあり
コールオーバー料金	-：300円〜 / 件　※プランによって変動
料金	10,000円〜 / 月

【秘書業務全般を依頼したい場合】におすすめの秘書代行サービス

電話の一次取次に加え、ドライバー手配、スケジュール管理など秘書業務全般に対応しているサービスをご紹介いたします。

秘書プラス（ギミット株式会社）

秘書プラスは、実用新案権を取得した独自のコールセンターシステムを軸に、プランによっては出張の手配や会食の予約、調べ物からスケジュール管理までの実施が可能な秘書代行サービスです。

サービス品質の維持、向上のために教育マニュアルの作成に注力しており、申込時の各企業の情報をもとに企業毎の電話対応マニュアルを作成することで高品質を担保しています。

「応対後転送」サービスを利用することで内線感覚で電話対応を行うこともできます。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能なプランを用意
プランの柔軟性	–
常駐支援	–
オプション	○：フリーダイヤルを含む電話番号の取得や日次・月次レポートなどの各種オプションあり
コールオーバー料金	○：150円〜 / 件
料金	4,500円〜 / 月

i-STAFF（ファイブスターネット株式会社）

ファイブスターネット株式会社の運営する『i-STAFF』では、メール返信・電話受付代行やスケジュール調整、出張や会食の手配を含む各種秘書業務を月の所定稼働時間内に依頼することができます。

業務の品質を高めるためにスタッフの採用基準を厳しく設定していることに加え、多段階の採用プロセスと各専門業務の複数テストといった「採用率1%」の壁を突破した人材のみ採用を行っています。

また、人為的な情報漏洩を防止するため、情報を取り扱う端末にはすべて最新のセキュリティソフトを導入し、業務を行う部屋には外部記録媒体の持ち込みも禁止するなど、セキュリティ保護を徹底しています。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	○：月の稼働時間や土日・深夜時間帯の業務など希望に沿ってカスタマイズ可能
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	–
料金	72,000円〜 / 月（30時間稼働）

テルシンク２４

テルシンク24は、電話対応を軸にスケジュールの問い合わせ対応や打ち合わせ時間調整、各種手配などの秘書業務を併せて依頼することができるサービスを提供しています。

独自開発した最新受付システム『クラウド型双方向リアルタイムシステム』を活用することでリアルタイムでの情報共有を可能にし、外出先でも会社受付状況の把握やスケジュール調整、秘書代行オペレーターに対する指示の実施が可能です。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能
プランの柔軟性	○：時間帯、コール数、依頼業務内容に応じた各種プランを用意
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	-：180円〜 / 件　※プランによって変動
料金	7,500円〜 / 月

【専門事務まで依頼したい場合】におすすめの秘書代行サービス

総務や一般事務といった秘書業務に加え、経理やwebサイト運用、人事などの専門事務も依頼したい場合におすすめのサービスをご紹介いたします。

CASTER BIZ

CASTER BIZでは、業務を対応するアシスタントを全て自社採用しており、選考課題・面接を経て「1/100」もの採用倍率を通過した優秀なメンバーがサポートを実施します。

基本的にマネジメントも不要で、必要な業務を依頼するだけで、その後は24時間365日即戦力として自由に活用することが可能です。

また、アポイント調整や予約手配、リサーチといった秘書業務に加えて、人事や経理サポートなど幅広い業務に対応することができます。

24時間土日祝日対応	○：24時間土日祝日対応可能
プランの柔軟性	–
常駐支援	○：オフラインでの対応可能
オプション	○：契約時間内であれば基本的な秘書業務に加えて、人事・経理サポートなど幅広い業務に対応可能
コールオーバー料金	–
料金	・BASIC6ヶ月プラン：132,000円 / 月30時間 ・LONG12ヶ月プラン：120,000円 / 月30時間 ※要望に沿ってカスタマイズのプランの作成も可能

Remobaアシスタント

Remobaアシスタントは、独自の採用基準でアシスタント候補者をスクリーニングした上で、重要なスキルや独自のホスピタリティテストと面談を実施することで採用プロセスを厳格化し、高品質なオンラインアシスタントサービスを提供しています。

オンラインでの対応にはなるものの、情報の取り扱いにおいて暗号化管理ツールのSSO(シングルサインオン)の導入や、セキュアブラウザの導入により自宅PCや共有PCと貴社情報へのアクセスを分離しログの集計を行うなど、セキュリティ面でも徹底した管理を行なっています。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	○：使用できなかった時間については翌月のみ繰越可能（別途手数料500円 / 1時間あたり）
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	–
料金	・スタンダードプラン：96,000円 / 月30時間 ・ロングプラン：90,000円 / 月30時間 ※要望に応じてプランのカスタマイズも可能

フジ子さん

フジ子さんでは、実際に導入する前に無料のトライアル期間を設けることで、実際にサポートしてくれるアシスタントの実務能力を事前に確認することができます。

導入時にも、トライアル期間での業務をもとに、各企業に最適なプランを提案してくれます。また、状況や業務量に応じて柔軟にプラン変更を行うことも可能なため、人件費の調整弁として経理リスクの軽減目的での導入も可能となっています。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	○：業務量に応じて柔軟にプラン変更が可能
常駐支援	–
オプション	–
コールオーバー料金	–
料金	・PLAN20：57,000円 / 月20時間 ・PLAN30：84,000円 / 月30時間 ・PLAN50：120,000円 / 月50時間 ※10時間ごとに対応可能

HELP YOU

HELP YOUは、難しい筆記試験と面談をクリアした優秀な人材を500人抱えているため、最短3日で企業にマッチする人材のアサインが可能です。

また、平均5人のチームでの業務遂行となるため、スキルを組み合わせた広範囲の業務のサポートが可能であることに加え、業務を行う上でのマニュアル作成も行うため、業務の属人化を防ぎ定常的な安定稼働を実現します。

24時間土日祝日対応	–
プランの柔軟性	–
常駐支援	–
オプション	○：契約時間内であれば基本的な秘書業務に加えて、人事・経理・労務・広報など幅広い業務に対応可能
コールオーバー料金	–
料金	100,000円〜 / 月

まとめ

一概に「秘書代行サービス」といっても各企業の規模や業種によって依頼する目的も多岐に渡ります。そのため、今回紹介した選び方に沿ってサービスを比較検討することでミスマッチを回避することができ、自社にマッチしたサービスを利用することにつながります。