事務代行とは？依頼できる業務範囲と代行会社7選比較！

ビジネスシーンにおいて、効率的に業務を行う事は成功の鍵となります。中でも、日々の煩雑な事務作業は時間と人手を要し、ビジネスの成長を阻むことがあります。

ここで注目したいのが「事務代行サービス」です。ビジネスのコア業務に集中するために、専門の事務代行会社がその他の事務タスクを代行してくれるサービスです。

しかし、どのような業務をアウトソーシングすればいいのか、どの事務代行会社を選択すれば効果的なのかなどの明確な基準を持たない人が多いと思います。

これらの疑問を解消するため、この記事では事務代行の業務範囲を詳細に解説し、企業に最適な代行会社7社を厳選して比較します。

事務代行とは？

事務代行とは、企業や事業主が自社で行っている事務業務を外部の専門業者に委託することを指します。

事務業務とは、例えばデータ入力、書類整理、名刺作成などを指します。これにより、企業は自社のコア業務に集中することができ、事務業務の効率化やコスト削減を実現することが可能となります。

特にBtoBのビジネスシーンでは、煩雑な事務作業が増えることが多く、このようなサービスが求められる傾向にあります。

事務代行に依頼できる業務一覧

事務代行業者に依頼できる業務は多岐にわたりますが、以下は主なものを一覧にしました。まず、事務業務は大きく「一般な事務業務」「専門的な事務業務」の2つに分けることができます。

一般的な事務業務

受発注代行	顧客からの注文を受け取り、または供給業者への注文を代わりに行うこと
在庫管理	商品や資材の保有数を監視・調整し、適切な在庫水準を維持すること。
発送業務	注文された商品を適切な方法で梱包し、顧客に届けるための手配をすること。
受発注書類の作成・発行	受注や発注に関する文書や書類を作成し、関係者へ提供すること。
メール対応業務	顧客や取引先からのメールを処理し、必要な情報を伝達・応答すること。
電話対応業務	顧客や取引先からの電話を受け、質問や要望に応じること
データ入力・チェック業務	必要な情報をデータベースやシステムに入力し、その正確性を確認すること。
アンケート入力・回収業務	アンケートの配布と回収を行い、その結果をデータとして整理すること。
名刺入力・名簿作成・整理業務	受け取った名刺の情報をデータベースに入力し、名簿を作成・更新すること。

専門的な事務業務

データリサーチ業務	特定の情報やデータを収集・調査すること。
データ入力・チェック業務	必要な情報をデータベースやシステムに入力し、その正確性を確認すること。
スケジュール管理業務	会議、予定、イベントなどの日程を整理・調整すること
見積書・請求書作成	顧客への商品やサービスの料金を示す文書を作成すること。
データ処理業務	収集したデータを整理・分析し、必要な形式に変換すること。
来客対応	オフィスや施設に訪れる人々を迎え、適切に対応すること。
イベント管理・対応業務	イベントの計画から実施、後処理までの全般的な業務を取り扱うこと。
翻訳・バイリンガル業務	文書や会話の内容を別の言語に変換すること。
文字起こし業務	音声や映像の内容をテキスト形式に変換すること。
Web(EC)サイト運用業務	WebサイトやECサイトの更新、管理、運営を行うこと。
カスタマーサポート業務	顧客からの問い合わせや要望に対応し、サポートを提供すること。
法務に関する業務	契約書の作成や法律に関するアドバイスを提供すること。

事務代行のメリットと注意点

事務代行を実際に利用した際に得られるメリットと注意点に関して具体的な例を交えながら説明していきます。

事務代行を利用するメリット

事務代行を活用することで得られるメリットは大きく2つあります。

• コア業務に集中できる
• 採用・教育コストが必要ない

コア業務に集中できる

現代のビジネス環境は急速に変化しています。その中で、企業が競争力を維持するためには、コア業務への集中が不可欠です。

事務業務は重要ながらも、すべての社員に必要なスキルではありません。特に優秀な営業員が、商談の準備や資料作成などの煩雑な業務に追われるのはもったいないことです。

例えば、営業パーソンが1日に3つの商談とその準備に時間を費やしていたとします。事務代行を活用することで、これらの時間を削減し、1日の商談数を3件から5件へと増やすことが可能です。直接的に売上の増加に繋がります。

このように、社内の専門家や優秀な人材の時間を最大限に活用するため、事務業務のアウトソースは極めて効果的です。

採用・教育コストが必要ない

新しい人材の採用は、非常に時間とコストがかかります。特に、短期間での業務の増加や一時的なプロジェクトに対応するための採用は、求人媒体の費用、採用プロセスの運営、新しい人材の教育コストなど、多くの負担が伴います。

一般的に、採用から稼働までに1ヶ月程度の時間がかかり、5万円〜50万円程度のコストが発生します。

一方、事務代行サービスを活用する場合、即時に適切な人材がアサインされ、迅速に業務を開始することができます。

そして、その費用は月に5万円〜10万円程度と、新規採用のコストよりも大幅に削減されます。

さらに、業務の必要性がなくなった場合、社内で採用した人材に対して余剰人員としてのコストが継続的に発生する心配がなく、事務代行の契約を解除することが可能です。

この柔軟性は、経営の効率性を大きく向上させるポイントとなります。

事務代行を利用する上での注意点

事務代行を利用する際にいくつか気を付けるポイントがあります。これらを意識することでより事務代行を利用するメリットを享受することができます。

• 業務の受け渡しをスムーズに
• 依頼前に課題の整理を

業務の受け渡しをスムーズに

事務代行を利用するメリットは数多くありますが、その活用の際に注意が必要なのが、業務のスムーズな受け渡しです。しっかりとしたルールやプロセスが確立されていないと、逆に手間が増えてしまうリスクが考えられます。

例えば、依頼していた業務の意図が伝わらなかったり、スケジュールに誤りが生じることが考えられます。このようなトラブルを回避するためには、依頼する業務を明確に固定化することが重要です。

日常的に行われる繰り返しの業務や、明確な手順が確立されている業務は、事務代行に適しています。そして、業務の受け渡しに関するルールや手順を明確に整備し、事務代行側とのコミュニケーションを密に取ることで、スムーズな業務の実施を実現しましょう。

依頼前に課題の整理を

事務代行を検討し始めるきっかけとして、「業務効率の悪さ」を感じることが多いでしょう。しかし、「なんとなく効率が悪い」という理由だけで事務代行に業務を委託するのは、リスクが伴います。

事務代行を活用する前に、業務の内容や課題を明確に整理することが必要です。

まず、どの業務が時間を多く取られているのか、その業務の中で他者に代替可能な部分は何か、そしてその業務を外部にアウトソースすることで得られる利益や効果は何か、をしっかりと考えることが重要です。

これにより、事務代行の活用によって得られる効果を最大限に引き出し、効果的な業務運営を目指しましょう。

事務代行会社の料金体系・費用相場

事務代行会社を利用する際の料金体系は、一概には言えませんが、主に「月額固定」と「従量課金」の2つが一般的です。

各体系にはそれぞれのメリットとデメリットがあるため、ビジネスのニーズに合わせて最適な選択をすることが重要です。

月額固定

月額固定は、その名の通り毎月同じ料金を支払う料金体系です。

料金内容は1カ月あたりの稼働時間や契約の長さに応じて変動します。契約した利用時間内であれば、毎月の支出が変動しないのでコストの予測が容易というメリットがあります。

以下では実際の事務代行サービスの料金表です。

プラン名	必要契約期間	稼働時間	月額料金
A	1カ月〜(自動更新)	20時間/月	50,000円
B	1カ月〜(自動更新)	30時間/月	76,000円
C	1カ月〜(自動更新)	50時間/月	108,000円

月額の料金やサービス契約期間は、事務代行サービス毎に異なります。

平均的な費用の範囲としては、5万円程度から、特定の専門的な依頼内容が含まれる場合は、最大10万円程度まで上がることもあります。

専門性や業務の幅が広がると、料金もそれに伴って増加する傾向が見られます。

例として、1ヶ月20時間のサービス契約を結んだ場合、事務や総務関連の業務のリクエストとして以下のような分配が考えられます。

・領収書のデータ入力：40分
・スケジュールの調整：8分×20回
・出張の手配：100分（2回分）
・会場の予約や手配：120分（2回分）
・メールの返答：15分×22回
・求人情報の原稿作成：50分×1回
・求人応募の初回対応：40分×10回

月額料金制の特性上、サービスの契約期間は基本として1ヶ月以上が前提となります。したがって、短期間の「1週間だけ」といった利用は難しい点を頭に入れておきましょう。

従量課金

従量課金は、業務の依頼数や事務代行が行われた時間などによって料金が定められ請求が行われる課金体系です。従量課金の場合、「従量制」「時給制」の2つの課金制度があります。

課金形態	料金計算	電話対応を依頼した場合の計算例
従量制	1業務あたりの費用×業務数	１コールあたり：200円 200円×100コール＝20,000円
時給制	時給×労働時間	時給：2000円 2000円×10時間(50コール)＝20,000円

上記のように業務量や労働時間によって料金が決まるため自社で調整してコストをかけられるのがメリットです。また、期間も1日からなど一日単位での依頼も可能となっています。

このように、自社の業務内容を鑑みてどちらの料金体系を利用するのが効率的か考えましょう。

事務代行会社に依頼する際の業務シミュレーション

事務代行を利用することで、どのように業務が軽減・効率化されるのか、実際の業務シミュレーションをご紹介します。

営業事務の場合

営業の現場では、商談やミーティングが中心でありますが、その裏で多くの事務作業が発生しています。事務代行を活用すれば、これらの業務の一部または全部をアウトソースすることで、営業担当者はより商談に集中できるようになります。

資料作成	12時間	商談資料や提案書など、精緻なデータ整理やデザイン
日程調整	25時間	複数のクライアントや内部メンバーのスケジュール調整
商談後の整理	8時間	メモの取りまとめやアクションプランの作成
営業リスト作成	8時間	新規顧客獲得のためのリスト作り、リサーチとデータ入力の繰り返し

Webメディア事務の場合

Webメディアの運営では、コンテンツ制作に多くの時間を割く必要があります。事務代行を活用することで、特に時間がかかる部分をアウトソースすることができ、編集者やライターはクリエイティブな部分に専念できます。

リサーチ	5時間	トピックの選定や情報収集など、質の高い記事を書くための下準備
文章校閲	2時間	文法や情報の正確性を確保するための工程
SEO対策	3時間	キーワード選定や内部リンクの設定
画像作成	10時間	記事に合わせて適切な画像を選び、編集
公開作業	10時間	CMSの操作や最終的なフォーマットの確認

ECサイト運営事務の場合

ECサイトの運営では、日々のオペレーションが欠かせません。事務代行にアウトソースすることで、運営者はマーケティングや新商品の導入、ビジネス戦略の策定に専念することができます。

メール対応	10時間	顧客からの問い合わせや注文情報の確認など、日々のコミュニケーションの対応
電話対応	7時間	商品に関する問い合わせや配送のトラブルなど、直接の対応
配送手配	8時間	注文商品の発送業務。包装や配送業者との連携
在庫管理	5時間	商品の在庫数の確認や発注業務など、適切な商品管理を保つための作業

事務代行会社を選ぶ3つの比較ポイント

事務代行会社の選び方に迷った際、重視すべき3つのポイントを紹介します。正しい比較を行い、最適なサービスを選びましょう。

• 対応業務
• 柔軟性
• 実績・評判

対応業務

長期的な関係を築きたいと考えている場合、事務代行会社が提供する業務の範囲と詳細が明確であること、そして多種多様な業務をカバーしている企業を選択するのが賢明です。

幅広い業務を扱える事務代行会社を選べば、将来的に業務の範囲や内容が変わっても、その変更に迅速に対応してもらえます。

たとえば、最初は「マーケティングのサポート」として、市場調査やデータの収集だけを依頼していたとします。しかし、ビジネスの成長に伴い、プレゼン資料の作成やキャンペーンの立案サポートも必要になるかもしれません。

このような状況でも、最初から多岐にわたる業務をサポートしている事務代行会社であれば、追加の要望や変更にも柔軟に対応してくれます。

柔軟性

事務代行会社を選ぶ際は、公開されている情報だけでなく、実際のサービスの「対応力」を深堀りして評価することが重要です。

具体的には、以下のポイントを把握して、その企業の運営体制や対応の質を確かめましょう。

・指定した案件に対して、どの程度のサポート体制が整っているか？
・祝日や年末年始も業務対応が可能なのか？
・突発的な変更や急ぎの要望にどれだけ迅速に応えてくれるのか？
・未定義の作業や追加作業が生じた際の料金体系は？
・過去の事務代行業務で取り組んできたプロジェクトや業界の範囲は？

運営体制を理解することで、納期を確実に守りながらも高品質なサービスが受けられるかを判断することができます。

実績・評判

事務代行会社の実績や評判も選定の大きな手がかりとなります。過去の取引先や提供実績、クライアントの声などを公式サイトや第三者の評価サイトで確認しましょう。

高い評価や長期間の取引実績がある事務代行会社は、信頼性や安定性が高いと言えます。

ただし、ネガティブな評価やクレームにも目を通し、その内容や事務代行会社の対応を参考に、「業界」と「業種」の双方の専門性が高い依頼先を選びましょう。

事務代行会社おすすめ7選比較

事務代行業務はビジネスの効率化に欠かせないサービスとなっています。今回は、おすすめの事務代行会社7社をピックアップし、その特徴や料金、対応業務などを比較します。

サービス・会社名	特徴	料金
CASTER BIZ	全国の優秀な人材がチーム体制で業務をサポート	月額：132,000円〜
フジ子さん	業務量に応じて柔軟にプランを変更可能	月額：51,700円〜
HELP YOU	幅広い業務の対応が可能	月額：100,000円〜
I-STAFF	オンラインだけでなくオフラインの業務にも対応	月額：89,100円〜
YPP	依頼先ごとにチームを面接から構築していくスタイル	月額費用：330,000円
ビズアシ	500万人の中から自社にあった人材を確保	要問い合わせ
NOC	100社を超えるアライアンスパートナーを駆使	要問い合わせ

CASTER BIZ

CASTER BIZは、全国の優秀な人材がチーム体制で業務をサポートしてくれるリモートアシスタントサービスです。お問い合わせからサービス開始まで全てオンラインで完結するのでオフィスに出向くなどの手間も必要ありません。

対応業務	秘書、事務、人事、経理サポート、翻訳、制作
対応時間	9:00 – 17:00
対応場所	オンライン
実績	導入事例はこちら
料金	BASIC(6カ月プラン)：月額145,200円 LONGER(12カ月プラン)：月額132,000円 CUSTOM：ご要望に沿ってプランを作成(要問い合わせ)

フジ子さん

フジ子さんは、実務経験豊富な人材がオンラインで業務をサポートしてくれるサービスです。業務量に応じて柔軟にプランを変更することや翌月解約などもできるので人件費の調整がし易いのが特徴です。

対応業務	経理、秘書、総務、人事、Webサイト運営
対応時間	一ヶ月あたり、20時間・30時間・50時間 ※1日あたりの労働時間は要相談
対応場所	オンライン
実績	官公庁も導入、累計ユーザー数1000以上
料金	PLAN20 ・実働時間：20時間/月 ・月額費用：51,700円 PLAN30 ・実働時間：30時間/月 ・月額費用：75,900円 PLAN50 ・実働時間：50時間/月 ・月額費用：108,900円

HELP YOU

HELP YOUは、優秀なオンラインチームが幅広い業務をサポートしてくれるサービスです。こちらもオンラインで手続きややり取りが完結するのでオフィスを訪ねるなどの手間がかかりません。

対応業務	総務、経理、人事、営業サポート、ECサイト、マーケティング
対応時間	一ヶ月あたり、30時間・40時間 ※1日あたりの労働時間は要相談
対応場所	オンライン
実績	600以上のクライアント、平均継続率98%
料金	チームプラン ・実働時間：30時間/月 ・月額費用：100,000円 1名専属プラン ・実働時間：45時間/月 ・月額費用：150,000円

I-STAFF

I-STAFFは、女性を中心としたスタッフが在籍しており「早い」「質が良い」の二つに注力したサービスを展開しています。また、オンラインだけでなくオフラインの業務にも対応しています。

対応業務	秘書、経理、Webサイト運用、人事、営業アシスタント
対応時間	9:00~18:00(オプションで土日・深夜時間帯アリ)
対応場所	オンライン・オフライン
実績	スピード対応満足度・料金満足度・クオリティ満足度、業界1位
料金	ライトプラン(3ヶ月)：月額125,400円 ベーシックプラン(6ヶ月)：月額93,000円 プレミアムプラン(12ヶ月)：月額89,100円

YPP

YPPは依頼先ごとにチームを面接から構築していくという少し変わったサービスを展開しており、その為自社の依頼にあった人材を派遣してくれます。また、オンラインとオフラインの両方に対応しているのも魅力の一つです。

対応業務	総務、経理、庶務、事務局運営補助、営業サポート
対応時間	9:00~18:00
対応場所	オフライン・オンライン
実績	業務実績はこちら
料金	要問い合わせ お見積もり例) ・実働時間：60時間/月 ・月額費用：330,000円

ビズアシ

ビズアシは月60時間から完全オンラインのサービスを提供しています。国内最大級のクラウドソーシングサービス「クラウドワークス」を保有しているため、500万人の中から自社にあった人材を確保することが可能です。

対応業務	営業、ライティング、人事、経理、カスタマーサポート、データ入力、デザイン、広告運用
対応時間	10:00~18:30
対応場所	オンライン
実績	契約継続率95%
料金	要問い合わせ

NOC

NOCは自社のソリューションである「ハイブリッドアウトソーシング」を用いてコスト削減や業務効率を実現するサービスを提供しています。

また、100社を超えるアライアンスパートナーがおり、それらを駆使した、顧客の課題を解決するための高品質なサービスを展開しているのも特徴です。

対応業務	経理、総務、人事、バックオフィス、コンサルティング、IT
対応時間	要問い合わせ
対応場所	オフライン
実績	30年、1000社の取引実績
料金	要問い合わせ

事務代行をフリーランスに依頼する場合

ビジネスをスムーズに進めるためには、事務の整理やサポートは不可欠です。特に中小企業や個人経営者の場合、効率的な事務代行サービスを利用することで、本来の業務に集中できます。

では、事務代行をフリーランスに依頼する場合、どのような特色や注意点があるのでしょうか。

事務代行会社に依頼する場合

事務代行会社に依頼するメリットは、システマチックなサポートを受けられる点にあります。

多数のスタッフが在籍しており、代行したい業務量が多い場合や専門的ん知識が必要な場合は代行会社を利用するのがおすすめです。

具体的には以下のような特徴があります。

• 営業やマーケティングといった特定領域の事務作業も取り扱える
• 多くが月額制の料金設定で、大量の業務依頼にも適している
• 多岐にわたる業務への対応能力がある

また、万が一担当者が急な欠勤等で対応できなくなった場合でも、他のスタッフが代わりに対応してくれる安定性も魅力です。

しかし、料金が比較的高めに設定されている場合が多いのがデメリットとして考えられます。

フリーランスに依頼する場合

フリーランスに事務代行を依頼する最大の利点は、コストパフォーマンスです。

固定費を抑えられるので、料金がリーズナブルに設定されることが多いです。また、一人のフリーランスと直接やりとりを行うため、より密接なコミュニケーションが可能となります。

それ以外に以下のような特徴があります。

• ネット上だけでの発注プロセスが完了
• タスクごとの発注により、経費を効果的に節約できる
• 特定のスキルセットを持つ専門家に直接業務を依頼可能

しかし、担当者が一人であるため、急な欠勤や休暇時の対応が難しい場面も考えられる点を注意が必要です。

フリーランスに依頼する際の注意点

フリーランスに事務代行を依頼する際には、事前に詳しいヒアリングや契約内容の確認が欠かせません。業務範囲や期間、料金などの条件を明確にしておくことで、後々のトラブルを避けることができます。

また、フリーランスの実績や評価をチェックして、信頼性やスキルを確認することも大切です。

まとめ

事務代行の利用は、現代のビジネス環境での成功の鍵となります。

特に、多忙な日常を送る経営者やフリーランスの方々にとって、非効率な業務を外部に委託することは時間とコストの最適化に直結します。

この記事を通して、事務代行会社とフリーランスの違い、それぞれのメリット・デメリット、そして選択時のポイントを詳しく解説しました。

事務代行会社の場合、専門的な知識を持つスタッフに依頼しやすく、業務の幅が広いことが特徴です。

一方、フリーランスに依頼する場合、特定のスキルセットを持つ専門家に直接業務を依頼できるため、タスクごとの発注が可能です。

最後に、どちらの方法を選ぶにしても、自社のニーズと合ったサービスを提供する事務代行先を選ぶことが最も重要です。

明確なニーズの把握と、それに応じた代行先の選定が、業務効率化とコスト削減の鍵となります。

この記事が最適な事務代行先の選択の一助になれば幸いです。