24時間対応の電話代行サービス5選！選び方を5つの比較ポイントで解説

電話代行サービスは、コア業務に集中できる環境を整備し、売上や顧客満足度などを向上させることができる効果的な手段です。

特に、24時間365日いつでも対応可能な電話代行サービスは、常に電話対応が必要な事業を展開する企業にとって、大いに役立ちます。

本記事では、24時間対応が可能な電話代行サービスを5社をご紹介します。また、各サービスを比較する際の5つの重要なポイントについても解説します。

夜間や休日でも顧客からの問い合わせを逃さず、ビジネスをスムーズに進めるための最適なサービスを選びましょう。

24時間対応も可能！電話代行サービスとは？

電話代行サービスは、オペレーターが「企業の一員として」入ってきた電話を専門のオペレーターが代わりに受け取り、その内容を企業に伝えるサービスです。

このサービスを利用することで、企業は日常の業務に集中することができ、顧客サービスの品質も向上します。

通常は9:00~18:00でサービスを展開していますが、顧客のニーズが多様化する現代では、24時間体制でサービスを利用したい企業も多いため、24時間で代行を請け負っている会社も多く存在します。

電話代行サービスとコールセンター代行の違い

電話代行サービスは「企業の一員」として企業の電話番号にかかってきた電話を対応、報告するサービスです。オフィスのない完全リモートワークの企業や、小規模の企業で電話対応を行う人手が不足している企業に多く活用されています。

一方で、コールセンター代行は、企業の電話番号とは別に独立したダイヤルで「コールセンターの一員」として電話対応を行うサービスです。toC向けのサービスを展開しており、大量の問い合わせ対応やクレーム対応が常に必要となる企業に活用されています。

なぜ24時間対応の電話代行サービスが必要なのか

ビジネスの現場は日々進化し、時間外の対応が求められるケースが増えてきています。24時間対応の電話代行サービスはそんな時代の要求に応えるために、企業や個人事業主に安心と利便性を提供します。

ここでは、「どのような業種で24時間対応の電話代行サービスが必要とされるのか」「24時間対応の電話対応サービスはどんな課題を解決するのか」の2点から、電話対応サービスの必要性を解説します。

早朝・夜間に電話対応が必要な業種がある

昨今の社会は、多様なニーズに対応するために、常時対応が求められる業種が増えています。具体的には、以下の業種があげられます。

• 不動産管理業
• 士業法人
• システム保守/メンテナンス業
• 通信販売業
• 医療機関
• 葬儀業

不動産管理業

不動産管理業は、トラブルが日常茶飯事とも言える業界です。

水漏れや突然のトラブルが起き、入居者からの連絡があった際に、即座に対応することで被害を最小限に抑えることができます。そのため24時間体制での電話対応は不可欠と言えます。

士業法人

士業法人は、クライアントからの急な相談や法律関連の問題に対応するため、いつでも迅速に対応する必要があります。また、深夜に起きる事件や事故にも迅速に対応するため、24時間いつでも対応できる体制が求められます。

システム保守/メンテナンス業

「システムが急に動かなくなった」「急にバグが起きた」などのシステムトラブルは時間を選びません。そのため、システム保守/メンテナンス業では、突如としてシステムがダウンした場合にも、すぐに対応できる体制が求められます。

通信販売業

通信販売業では、特に早朝や夜間でテレビショッピングなどが放送されることが多く、顧客からの注文や問い合わせが24時間行われるため、常に対応可能な体制が必要です。

夜間でも安心してショッピングを楽しめる環境を提供するために、24時間の対応は必要不可欠です。

医療機関

医療機関では、患者さんからの急な問い合わせや相談に対応するため、24時間対応する必要があります。命に関わる可能性もあるため、どの時間帯でもしっかりヒアリングした上で、診療の予約時間の受付、適切な病院・診療科目の案内などが必要です。

葬儀業

葬儀業は、突発的な事態に即座に対応することが求められる上に、丁寧な対応が求められます。安心して利用者に通夜・葬儀のサービスを利用してもらうために、24時間いつでも対応できる体制が必要となります。

24時間対応の電話代行サービスが解決する課題

24時間対応の電話代行サービスが解決してくれる課題は多岐にわたりますが、大きくは以下です。

• 顧客が問い合わせてくるタイミング
• 24時間分の人件費がかかる
• 早朝・夜間は、従業員の負担が大きい

それぞれ解説します。

顧客が問い合わせてくるタイミング

一部の業種では、顧客がいつどのようなタイミングで問い合わせてくるか予測が非常に困難です。

深夜や早朝に重要な問い合わせがくることも少なくありません。そのような時間帯に社員やアルバイトが勤務していない場合、顧客からのクレームが増えたり、問い合わせに対応できないことでビジネスチャンスを逃すことにもなります。

24時間対応の電話代行サービスは、顧客からの問い合わせを逃さず、企業と顧客とのコミュニケーションをスムーズに保つことが可能になります。

24時間分の人件費がかかる

24時間対応を内製で行う場合、人件費がかかります。

早朝や夜間の勤務には手当が必要となるため、コストがさらに増加しますが、深夜時間帯は業務量が減少することが多く、高いコストをかけて人を配置するのは非効率的です。

24時間対応の電話代行サービスを利用することで、必要なタイミングで適切な人員を確保することが可能になり、コスト削減にも繋がります。

早朝・夜間は、従業員の負担が大きい

早朝や夜間の勤務は従業員にとって大きな負担となり、従業員満足度の低下や高い離職率に繋がりかねません。

24時間対応の電話代行サービスを導入することで、従業員の負担を軽減と顧客対応の品質を向上させることができます。

24時間対応の電話代行サービスの5つの比較ポイント

電話代行サービスは、お客様と直接コミュニケーションを取る必要があるため、ブランドイメージや顧客満足度を担保するためには、どのサービスを選ぶかは非常に重要です。

サービス選定の際は、以下の5つの比較ポイントに気をつけましょう。

• 料金
• 応答率
• 対応品質
• 実績
• 報告方法

料金

電話代行サービスを利用する上で最も基本的なポイントは料金です。

一般的に相場は50コール以下で5,000円、200コール以下で30,000円程度となっています。比較する上では、この相場からかけ離れていないかを必ず確認しましょう。

また、サービス料金は月額固定料金や受信通話数によって変わる従量課金制など、提供企業によってさまざまです。初期費用やオプション費用が必要な場合やそうでない場合もあります。

料金を比較する際は、自社の利用目的や必要なサービス範囲を十分に検討し、それに見合ったサービスを選ぶことが重要です。

応答率

応答率は、かかってきた電話にどれだけ応対できるかを示す指標です。

問い合わせをしたものの、ずっと繋がらなかったり、「掛け直し」の音声ガイダンスが流れた経験をした人は多いのではないでしょうか。

このような状況だと、顧客満足度は低下してしまうため、高い応答率を持つサービスを選ぶようにしましょう。

対応品質

対応品質は、電話代行サービスを選定する上で大変重要な要素です。この品質はオペレーターの技術力や経験値、そして教育の質によって左右されます。

現在、オペレーターが自宅から電話対応を行う代行会社も増えておりますが、こうした状況ではプライバシーに関わる問題や背景ノイズの問題などが生じることがあります。

また、電話対応ではマニュアルに沿った対応だけではなく、状況に応じた柔軟な対応が求めらるため、オペレーターの対応スキルも非常に重要です。

代行サービスの選定時には、そのサービスが臨機応変な対応が可能かどうかを確認することも重要なポイントとなります。

実績

実績は、電話代行サービスを選ぶ際に非常に重要な要因となります。サービス提供企業の信頼度を測る上で、導入実績や事業年数、さらにはサービスの継続利用率といった点が挙げられます。

特に、トップ企業がそのサービスを長期間利用しているという事実は、サービスが高い信頼性を持っている証明と言えるでしょう。

また、サービス企業がどのような業界に対応しているかも重要なポイントとなります。

特定の業界、例えばITや不動産、医療分野では特殊な知識が求められることがありますから、自社の業界に詳しいオペレーターがいるか確認することで、安心感を得ることが可能となります。

報告方法

報告方法は電話代行サービスを選定する上で欠かせない要素となります。

サービス提供者からの報告は、メールやSMS、あるいは専用アプリを通じて行われることが多くあります。そのため、自社の要求を満たす報告方法が採用されているかどうかは、サービスを選ぶ際の重要な基準となります。

さらに、報告の迅速性や詳細度、そしてセキュリティ面での取り組みといった点も考慮するべき重要なポイントとなります。

24時間対応の電話代行サービス5社比較

ここでは、24時間対応の電話代行サービス業者を厳選し、5社ご紹介します。

各企業の特徴や実績、対応業種、料金を比較しながら、あなたのビジネスに最適なパートナーを見つけましょう。

e秘書

e秘書は、顧客満足度が非常に高く、その電話応答体制、受電報告、そして信頼度の3点において特に評価が高い電話代行サービスです。

料金体系がシンプルで、初心者でも安心して利用が可能です。また、契約後2週間以内であれば全額返金が可能なため、サービス利用に対する不安やリスクを大幅に軽減することができます。

報告方法	通常：Eメール オプション：電話 ・FAX
対応品質	35年以上の実績、延べ契約数24,000社以上、利用したことある電話代行サービスNo.1
料金	・スタンダードコース：月額10,000円〜 ・メッセージコース：月額15,000円〜 ・24時間受付：月額50,000円〜 ・他言語サービス：月額20,000円〜

セントラル・アイ株式会社

セントラル・アイ株式会社は、オペレーター一人ひとりの質を高めることに力を入れており、「きめ細かなコミュニケーション技術とおもてなしの心を持ったオペレーター」を目指す独自の教育を施しています。

それため、「信頼できる対応」や「フレキシブルなコミュニケーション」を重視する顧客には特におすすめの電話代行サービスです。

報告方法	Eメール、電話、FAX
対応品質	55年以上の実績、延べ契約数15,000社、官公庁との100件以上の取引実績
料金	・平日（月～金）コース（100コール）：月額9,350円～ ・月曜日～土曜日コース（日祝以外・100コール）：月額15,950円～ ・全日（月～日）コース（100コール）：月額20,350円～ ・土日祝日コース（30コール）：月額14,850円～ ・時間外、夜間休日（30コール）：月額41,250円～ ・24時間コース（土日祝含む・50コール）：月額53,350円〜

電話代行サービス株式会社

電話代行サービス株式会社は、質の高いオペレーターが対応しれくて、業界で最も満足度が高い電話代行サービスです。独自の教育プログラムと年2回の外部コンサルタントによる指導により、オペレーターのスキルを常に高いレベルに保っています。

報告方法	・Eメール ・FAX ・チャットツール（Chatwork / Slack / Google Chat / Microsoft Teams / LINE / LINE WORKS）
対応品質	延べ契約数8,000社以上、契約継続率96.8%、受電応答率98%以上
料金	・夜間、休日電話代行(24時間対応)：月額30,000円（10コール）～ ・コールセンター代行：月額25,000円（50コール）～ ・士業専門電話代行：月額8,000円（15コール）～ ・不動産専門電話代行：月額8,000円（15コール）～ ・水道修理専門電話代行：月額30,000円（30コール）～ ・ネットショップ専門電話代行：月額25,000円（50コール）～ ・求人受付専門電話代行：月額25,000円～ ・クレーム対応専門 電話代行：月額25,000円～

秘書センター株式会社

秘書センター株式会社は、顧客満足度向上を目指し、先見的なサービスを提供しています。電話代行から保守、受注代行まで多岐にわたる業務をカバーし、各業種に最適なソリューションを提案してくれます。

受電数に応じた従量課金制を採用しており、コールが少ない月は料金が削減されるのが特徴で、リーズナブルな価格で高品質なサービスを利用できます。

報告方法	カスタマイズ次第
対応品質	受電率最大98.5%
料金	要問い合わせ

テルシンク24

テルシンク24は、アフターコールナビパートナー合同会社により運営され、年中無休の24時間対応で効率的な電話代行サービスを展開しています。メール代行サービスも提供しており、顧客からのメールへは10分以内という速さで返答が行われるという点が特徴です。

報告方法	Eメール、FAX
対応品質	契約継続率90%以上
料金	・スタンダードプラン：月額7,500円 ・24時間365日プラン：月額15,000円

まとめ

本記事では、24時間対応の電話代行サービスの必要性から、おすすめ代行会社までを解説しました。

24時間対応の電話代行サービスを活用することで、以下の課題を解決することができます。

• 顧客が問い合わせてくるタイミング
• 24時間分の人件費がかかる
• 早朝・夜間は、従業員の負担が大きい

導入する上では、各サービスの「料金」「応答率」「対応品質」「実績」「報告方法」をしっかりと確認し、顧客満足度を向上させることができるように自社に合う会社の選定を行いましょう。