請求書を電子化するメリットは？2タイプの導入方法とおすすめWeb請求書システムも紹介

「請求書を電子化したいが、何から始めればよいか分からない」
「請求書を電子化するには、どのような対応が必要になるかを知りたい」

このような悩みを持つ、経営者や個人事業主、経理担当者は少なくありません。

請求書を電子化することで業務を効率化することができます。その際、電子帳簿保存法という法律に基づいて作成・管理をする必要があります。

本記事では「請求書を電子化するメリットと注意点」や「電子請求書が作成できるシステム」について解説します。

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは「クラウド型の請求書管理サービス・会計ソフトの請求書機能などを使い、Web上で請求書を発行して、PDFなどのデータファイル形式として取引先に送付すること」です。

電子化した請求書のことを「電子請求書」「電子インボイス」「Web請求書」などと呼ぶこともあります。

請求書データをPDFにしてメール送付するタイプ、専用ページから取引先にダウンロードしてもらうタイプなど、オンライン上で請求書を発行・送付できるサービスにもそれぞれ特徴があります。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化することで「発行する側」と「受領する側」の双方にメリットがあります。

紙の請求書に比べて、電子請求書のメリットは多いです。これらメリットについて、実務に照らし合わせながら具体的に説明します。

発行側のメリット

発行する側のメリットとしては「請求書発行・請求書管理に関する業務効率化」が挙げられます。

• 発行・再発行・修正対応の時間短縮
• 請求書の管理工数の激減

発行・再発行・修正対応の時間短縮

紙で請求書を発行する場合、完成した請求書をプリントアウトやコピーし、さらに封筒に入れて郵送しなければならず、かなり手間がかかる作業になります。取引先から修正依頼があれば、再び同じ作業をする必要があり、とても非効率です。

しかし、請求書を電子化すれば、PDF化したデータを取引先へメールで送るだけで済みます。

再発行を依頼された場合も、PDF化したファイルを再度メール送信するだけですから、大幅に時間短縮ができます。請求書の修正依頼についても、データを修正して再発行すればよいため、リアルタイムな対応が可能です。

システム上にも請求書の発行履歴が残るため、請求書の状況把握がしやすいというメリットもあります。

請求書の管理工数の激減

請求書の発行だけでなく、請求書の保管・管理についても効率化が図れます。PDFファイルとしてシステム上に保存されるため、紙の請求書のようにファイルへ閉じる必要もなく、棚を確保する必要もありません。

請求書の発行日、発行先、請求内容について、データとして保存されているため検索性が高いのも特徴です。

受領側のメリット

電子請求書を発行することで、発行する側だけでなく「請求書を受領する側」にもメリットがあります。

• タイムラグがゼロに
• 入力する工数が削減

タイムラグがゼロに

紙の請求書だと、請求書の発行から到着までにタイムラグが生じます。しかし電子請求書であれば発行日に受領でき、支払い処理や経理処理がスムーズに実施できます。

請求書に誤りがあった場合も、電子請求書であれば即時に再発行してもらえるため、再発行依頼をしてから再送を待つ必要もありません。

入力する工数が削減

紙の請求書を受領した場合、自社のシステムへ請求書の内容を手打ちで入力する必要があります。目視による確認と手作業による入力が必要なため、手間がかかるだけでなく、入力ミスが起こる可能性もあります。

CVSデータ、PDFファイルの読み込みができるシステムを導入すれば、請求書の画像データを読み取って入力でき、入力作業工数の削減が可能です。

請求書を電子化する際の注意点

請求書の電子化には、いくつか注意すべき点があります。

• 紙の請求書を希望する取引先もある
• 電子帳簿保存法に適した保管が必要

紙の請求書を希望する取引先もある

電子請求書は受領する側にもメリットがあるとお伝えしましたが、取引先によっては紙の請求書を求められる場合もあります。

取引先の諸事情によって、電子請求書への対応が困難な場合があるかもしれません。請求書を電子化するメリットを伝えつつも、無理強いをせず取引先の意向に沿って柔軟に対応しましょう。

電子帳簿保存法に適した保管が必要

電子化した請求書は「電子帳簿保存法」に基づいて、データ保存や管理が義務化されています。請求書データの保存については、発行側はもちろん、受領側でも対応が必要です。

電子帳簿保存法で定められたデータの保存方法は、以下の3つがあります。

• 電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
• スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像データで保存
• 電子取引データ保存：電子的に授受した取引情報をデータで保存

電子請求書については電子取引に該当するため、3つ目の「電子取引データ保存」が必要です。

国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】」では、データの格納先や保存方法について、以下のような説明があります。

電子データの格納先や保存方法についても、取引データの授受の方法等に応じて複数に分かれることは差し支えありませんが、電子データを検索して表示する場合には、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要があります。

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」

請求書データは部署ごとにフォルダへ格納しても構いませんが、請求書専用のフォルダを作りそこへ保存しておくとわかりやすいです。また、請求書フォルダの中身については、管理者がチェックする必要があります。

保存する請求書データは「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にして管理しなければならないため、以下のように「保存するファイル名」の命名規則を統一しておきましょう。

例）ファイル名「20230921_〇〇会社_10000.pdf」

命名規則は自社内でチェック体制も含めた保存ルールを決めておくべきです。

請求書の電子化に対応する2つの方法

請求書を電子化に対応するための2つの方法を説明します。

1. エクセルなどで作成・メールでPDF送付
2. 電子請求書「発行」システムで作成・送付

1. エクセルなどで作成・メールでPDF送付

ワードやエクセルで作った請求書を「PDFファイル形式」で出力します。その後、PDFファイル化したデータを、取引先にメールで送付するだけです。取引先にはファイルの管理を依頼しておきましょう。

この方法だと、請求書の入力、PDFファイル化、取引先への送信、ファイル管理（控えの管理）、といった一連の作業が必要になります。

また、月末にまとめて請求書を送付する場合など、メールの誤送信による情報漏洩リスクがあることにも注意が必要です。

2. 電子請求書「発行」システムで作成・送付

電子請求書発行システム（電子取引システム）で、請求書を電子化する方法もあります。この方法が一般的です。

請求書をオンライン上で発行して取引先へ送信する、あるいは、発行した請求書ファイルを取引先がシステム上からダウンロードする形式になります。

電子帳簿保存法の法的要件を満たす「JIIMA認証」を取得している製品であれば、法律に従ったファイル管理を自動でしてくれます。エクセルやワードでPDF化する方法よりも「ミスが起きにくい」「はるかに手間が少ない」という点が大きなメリットです。

また、電子請求書発行システムには、電子署名やタイムスタンプ機能があるため、請求書の改ざんを防ぐことができ、法的効力を持たせることもできます。

電子請求書「発行」システムの比較ポイント

電子請求書発行システムは多くの種類があり、それぞれの製品で特徴も異なります。

システムを選ぶ際には以下の3点を比較しながら検討すると良いでしょう。

• 使いやすさ・組み込みやすさ
• 料金
• 電子帳簿保存法への対応

使いやすさ・組み込みやすさ

誰でも操作がしやすく、請求書を簡単に作成できるかは、請求書発行システムを選ぶ上で大切なポイントです。

さらに「現在の請求書作成の業務フローに組み込みやすいか」という点も、システムを比較するときの重要なポイントになります。営業担当者に請求書発行の可否を確認したい場合、役職者の承認が必要な場合など、システムの導入が効率化に繋がるかも確認しておきましょう。

現状の業務フローにシステムが対応できないと、かえって業務に負担を生じさせたり、ミスを増加させてしまう可能性があります。

料金

請求書発行システムを導入する際、初期費用や月額費用がかかります。各システムにより使用料や料金形態は異なり、月額料金に「発行した請求書の枚数分」の利用料金が上乗せされる形態が多いです。

ペーパーレス化によるコスト削減、請求書作成にかかる人件費の削減、といったことを考慮すれば、システム導入はコストカットの有効な手段となります。

システム導入に割ける自社の予算についても、あらかじめ検討しておきましょう。

電子帳簿保存法への対応

請求書を電子化するにあたり、請求書発行システムが「電子帳簿保存法」に対応しているかは、重要な確認ポイントのひとつです。

前述した「JIIMA認証」を取得しているシステムであれば、別途タイムスタンプを付与する必要がなくなり、データの保存も簡単になります。電子帳簿保存法はこれまで何度か改正されており、最新の改正法に対応しているかも確認しておきましょう。

今後、再び法改正があっても、システム側で対応することが可能です。

すすめの電子請求書発行システム5選比較

電子請求書発行システムにはそれぞれ特徴があり、利用料金や料金形態も異なります。

サービス・会社名	特徴	月額料金
マネーフォワード クラウド請求書	・見積書→納品書→請求書→領収書が一連の流れで作成ができる ・ワンクリックで請求書のメール送信が可能	2,980円〜
Misoca	・請求書への変換がワンクリックでできる ・請求書の自動作成、自動メール送信機能あり	8,000円〜 ※ 無料プラン有
楽楽明細	・既存システムからのアップロードが可能 ・サポート体制も充実	25,000円
奉行Edge 請求管理電子化クラウド	・マスタ連携をせず既存システムと連携可能 ・ファイルを自動で読み込んで請求書が作成できる	7,000円〜
ジョブカン見積/請求書	・豊富なテンプレートにより独自の請求書が作成できる ・入金データや請求金額の自動計算機能あり	500円

自社が取り扱う請求書の枚数、管理方法、請求書以外の用途、なども含めて検討すると良いでしょう。

マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は「見積書→納品書→請求書→領収書」という一連の流れで書類作成が可能です。作成した請求書はワンクリックでメール送信できます。PDFファイルでのダウンロードや印刷にも対応しています。また、下書き、送付済み、受領済み、入金済み、といったステータスを一覧で確認できるため、請求漏れや回収漏れを防ぐことが可能です。

インボイス制度、電子帳簿保存法へも対応しています。

初期費用	0円
月額費用	2,980円〜
運営会社	株式会社マネーフォワード

Misoca

弥生株式会社が運営するMisocaは「見積書から請求書への変換」や「請求書から領収書への変換」がクリック操作で完結できるため、転記ミスや記載漏れが無くなります。請求書の自動作成や自動メール送信といった機能もあり、請求書業務を大幅に効率化することが可能です。

インボイス制度、電子帳簿保存法へも対応しています。

初期費用	無料
年額費用	8,000円〜（無料プランあり）
運営会社	弥生株式会社

楽楽明細

楽楽明細は、現在利用中のシステムから請求書、納品書、支払い明細、領収書などの帳票データをアップロードするだけで、取引先の要望に合わせた方法で自動発行ができます。チラシやお知らせといった書類の発送にも対応可能です。これまでの導入実績は6,000社を超えています。また、サポート体制が充実しているのも大きな特徴です。

インボイス制度、電子帳簿保存法へも対応しています。

初期費用	100,000円
月額費用	25,000円
運営会社	株式会社ラクス

奉行Edge 請求管理電子化クラウド

株式会社オービックビジネスコンサルタントが運営する奉行Edge 請求管理電子化クラウドは、既存システムと自動連携して、請求書を作成することが可能です。事前のマスタ連携などは必要ありません。

また、エクセル、CSV、PDFなどのデータを取り込んで、請求書を作ることもできます。この場合、ファイルを自動で取得する自動連携も可能です。インボイス制度、電子帳簿保存法へも対応しています。

初期費用	記載なし（要問い合わせ）
月額費用	7,000円〜
運営会社	株式会社オービックビジネスコンサルタント

ジョブカン見積/請求書

株式会社DONUTが運営するジョブカン見積/請求書は、豊富なテンプレートが用意されており、文字や色、画像などを変えるだけで自社独自の請求書を作れます。取引先ごとにレポートを作成して、請求残高などを確認することができます。

また、入金データや請求金額を自動計算してくれるため、請求ミスの防止や、請求書作業の工数削減も可能です。インボイス制度、電子帳簿保存法へも対応しています。

初期費用	0円
月額費用	500円
運営会社	株式会社DONUTS

請求書の受領を楽にするサービスも

請求書を受け取る側も、電子帳簿保存法に基づいて適切に管理する必要があります。しかし、送られてくる請求書は「取引先ごとに書式やファイル形式などが異なる」ため、データ化やデータ管理に手間がかかります。

請求書受領サービスを導入すれば、あらゆる形式の請求書を読み込んでデータ化できます。さらに、データ化した請求書も自動で管理してくれるため、受領する側の業務効率化にも役立つでしょう。

バクラク請求書

バクラク請求書は、AI搭載型OCRにより、請求書の高度な読み取りが可能です。過去の仕訳データを学習してくれるため、自動入力による業務効率化も望めます。

請求書の受取状況、取引先への支払金額などをレポートで可視化することで、請求書の受領漏れや支払い漏れを未然に防ぐことができます。インボイス制度、電子帳簿保存法へも対応しています。

初期費用	無料
月額費用	3万円〜
運営会社	株式会社LayerX

Bill One

Sansan株式会社が運営するBill Oneは、紙の請求書、PDFの請求書など、あらゆる形式の請求書をデータ化して、専用データベースで一元管理できます。AI、OCR、オペレーターにより、99.9％の精度でデータ化できるため、修正作業も必要ありません。

どのような形式の請求書でも受け取れるため、発行者側に負担をかけない点もメリットのひとつです。インボイス制度、電子帳簿保存法へも対応しています。

初期費用	0円〜
月額費用	0円〜
運営会社	Sansan株式会社

まとめ

近年、請求書を電子化する企業は増えています。またシステムも市場に多く出ています。請求書を電子化することで、発行する側も受領する側も業務効率が可能です。

ただし導入にあたっては、「電子帳簿保存法に基づいた管理」などの対応が必要です。事前に対応項目、業務フローへの組み込みやすさ、予算などを整理したうえで導入を検討しましょう。