【WordでDL可】採用通知書・内定通知書テンプレート｜違いも解説

企業が採用を決定したことを応募者に確実に伝える「採用通知書」ですが、はじめての場合どうかけばいいか迷っている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、採用通知書とともによく出てくる「内定通知書」にも触れ、採用通知書・内定通知書それぞれのテンプレートを用意しています。Wordでダウンロードできますので、お手元で編集してご利用ください。

採用業務の外注をご検討している場合は、以下の記事をご参考にしてみてください。

→採用代行会社（RPO）15社比較。特徴別のおすすめを紹介

採用通知書とは？

「採用通知書」とは、企業が求職者に向けて正式に「あなたを採用します」という意思を伝える文書です。この通知書を求職者が受け取ることで、自分がその企業で採用されたことを確認することができます。

採用通知書を発行することは義務ではないものの、できるだけ早く発行することが推奨されています。なぜなら、通知書を受け取った求職者は、他の企業への面接の辞退や、他の就職先の断りを検討する際に、企業の採用意向を知ることが大切だからです。

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と同じく、よく耳にするのが「内定通知書」です。

この2つの違いは、以下のように説明されることが多いです。

• 採用通知書は企業が求職者の採用を決定したことを通知するために送付するもの
  （企業→求職者）
• 内定通知書は企業と求職者の双方で「入社」の合意がとれた際に送付するもの
  （企業↔求職者）

しかし、この採用通知書と内定通知書は、企業によって扱い方が異なるため、理解が難しくなっています。

そのため、基本的には「中途」か「新卒」かという違いで考えるとわかりやすくなります。

• 採用通知書は、入社までの期間が比較的短い「中途採用」時に送付するもの
• 内定通知書は、入社までに期間がある程度生じてしまう「新卒採用」時に送付するもの。

※ 新卒採用の内定通知書については、卒業・修了年度の10月1日以降に送付が可能

採用通知書・内定通知書テンプレート

採用通知書、内定通知書のテンプレートを紹介します。それぞれWordファイルでもダウンロード可能ですので、編集して自社用にカスタマイズしてご活用ください。

採用通知書テンプレート

〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇〇〇殿

株式会社〇〇〇〇
人事部

採用内定通知書

拝啓

時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

この度は、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。

慎重に選考を重ねました結果、貴殿を採用することが内定しましたので、お知らせいたします。

つきましては、下記のとおり、同封の書類に必要事項を記入し、署名・捺印のうえ、同封の返送用封筒にて折り返しご提出いただきますようお願いいたします。

敬具

記

1. 　提出書類　　　①入社承諾書

　　　　　　　 　②誓約書

　　　　　　　 　③身元保証書

2.　提出期日　　　 〇〇年〇〇月〇〇日（〇）

3.　問い合わせ先　 人事部　〇〇〇〇まで

　　　　　　　　　 電　話　〇〇（〇〇〇〇）〇〇〇〇

以上

内定通知書テンプレート

内定通知書

〇〇 〇〇　殿

過日行いました選考の結果、あなたの〇〇年〇〇月〇〇日までの修了をもって、当社に採用することを内定しましたので、通知いたします。

尚、以下の諸事項に該当する場合等には採用内定を取り消すことがありますので、あらかじめご了承ください。

（1）入社に必要な書類の提出が所定の期日までにできなかった場合

（2）入社に必要な書類に故意に事実と相違することを記入した場合

（3）法令、規則等に反した行為が明らかになった場合

（4）業務に支障をきたす健康状態の悪化等の事由が発生した場合

（5）上記に示す期日までに〇〇大学の修士課程を修了できなかった場合

（6）自己都合により〇〇月〇〇日に入社ができない場合

〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇〇〇

役職　名前

採用通知書・内定通知書を書く際の注意事項

上記テンプレートを活用して、採用通知書・内定通知書を作成してみてください。

加えて、作成する際・送付する際の注意点がいくつかありますので解説します。

• 記載項目を確認する
• 同封書類が入っているかどうかを確認する

記載項目を確認する

採用通知書・内定通知書には以下のような項目を記載しておきましょう。

• 日付
• 宛名
• 差出人名
• タイトル（採用通知書／内定通知書）
• 採用を決定した旨
• 同封書類について
• 書類の返送期限（★）
• 書類の返送宛先（★）
• 今後の流れやスケジュール（★）
• 人事担当者の問い合わせ先（★）

★のついている箇所は必ず記載するようにしましょう。連絡をもらった求職者が次になにをすればいいのかを明確にするためです。この記載がないと、求職者が不安になり会社への問い合わせが増え、人事担当が対応に追われることになります。

そのため、★の項目が記載されているかどうかは特に注意して確認しましょう。

同封書類が入っているかどうかを確認する

最低限以下の書類を同封しましょう。

添え状	マナー・礼儀として、送付した書類の内容や枚数を記載したもの。
入社承諾書	採用通知を受けた求職者が企業の雇用提案を受け入れる意志を表明する文書で、求職者が記入するもの。
入社誓約書	求職者が企業のルールや規定を守ることに同意し約束するもの。内定取消の理由となる事項なども記載。
返答用封筒	入社承諾書・入社誓約書を返送するための封筒。

まとめ

今回は、採用通知書・内定通知書の違いを解説し、テンプレートを紹介しました。そのテンプレートを活用して、書類作成をしていただき、工数削減になれば幸いです。