書類保管サービス比較10選！タイプ別に分類、比較ポイントまでご紹介。

近年、企業のデジタル化は進んでいるものの、保管しなければならない書類の多さから保管場所や保管方法などに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、書類保管サービスの選び方・比較ポイントを解説したうえで、おすすめの書類保管サービス10選を紹介します。自社のニーズにあった保管先が選べる内容のため、ぜひご覧ください。

書類保管サービスとは

書類保管サービスとは、企業の重要文書を安全に保管して管理する外部委託サービスです。法定保存文書、機密文書、バックナンバーなどを、高度なセキュリティと災害対策を備えた専用倉庫で保管します。

多くのサービスでは、単なる保管にとどまらず、文書の電子化、Web上での一元管理、遠隔閲覧、必要時の検索、不要文書の廃棄などのサービスも提供しています。書類保管サービスの利用により、企業は保管コストの削減、安全性の向上、業務効率化、データ活用の促進などのメリットを得られます。

書類保管サービスに依頼可能業務

書類保管サービスに依頼できる業務は、おもに以下の業務です。

整理	ファイリングや保存箱への収納など
集荷・配送	宅配便や専用車による書類の集荷・配送
管理・運用	セキュリティ対策万全な倉庫での保管、書類の保管状況の管理など
Web管理	Webシステム上での在庫確認、預け入れ・取り出し指示、廃棄依頼など
プランニング	書類の種類や量に応じた保管方法や運用方法の提案

書類保管サービスでは、文書の整理や分類、安全な集荷・配送、セキュリティ対策された倉庫での保管と管理を依頼できます。また、Webシステムを通じた在庫確認や預け入れ・取り出し指示、廃棄依頼も可能です。さらに、書類の種類や量に応じた最適な保管・運用方法の提案もおこなっています。

書類保管サービスの料金相場

以下では、1箱あたりの業務ごとの費用相場をご紹介いたします。

集荷・配送	300円～1,500円
専用保存箱料	250円～2,500円
書類保管料	90円〜300円
溶解費用	300円～600円

たとえば、書類保管サービスに10箱預けて破棄しなかった場合、6,000円～43,000円程度が費用相場となります。また、長期間預けたり多くの箱数を預けたりすると、料金が割引かれてお得に利用できるサービスもあります。箱の大きさで料金が変動するサービスもあるため、預ける書類量や期間に応じて保管先を検討することも大切です。

書類保管サービスの選び方

利用する書類保管サービスを選ぶ際は「大量の書類を保管したい」「Web上で効率よくサービスを利用したい」といったニーズに応じて選ぶのがおすすめです。

本記事では、書類保管サービスを以下3つのタイプ別に紹介します。

1. 全国・大規模型
2. web完結型
3. コンサルティング型

全国・大規模型

全国に大規模な倉庫網を持ち、大量の文書を一括して保管・管理しているタイプです。統合管理ツールにより、複数拠点で保管している文書でも一元的に管理可能です。

大量文書の廃棄処理にも対応し、効率的な文書ライフサイクル管理を実現します。さらに、閲覧室を提供するサービスもあり、自社内のスペースが限られていても、機密文書の検品作業などを安全に行えます。全国・大規模型の書類保管サービスは、大量の文書を扱う企業や全国に複数拠点を持つ企業におすすめです。

web完結型

申し込みから預入、定期的な取り出しまで、すべてをオンラインで完結するタイプです。Webサイト上で簡単に見積もりを取得し、フォームから回収依頼ができます。希望の倉庫を指定し、専用の保管箱を注文後、自社で箱詰めして回収を依頼するだけです。取り出しもオンラインで簡単に依頼可能です。

さらに、一部のサービスでは箱単位ではなく日数単位の料金体系を採用しているサービスもあり、オフィス移転など短期間の保管ニーズにも柔軟に対応できます。必要な期間だけ効率的に利用することが可能な点も魅力です。そのため、オフィス移転などの短期間での小規模での倉庫利用やwebから簡単に手続きを行いたい企業におすすめです。

コンサルティング型

単なる保管を超えて、クライアント企業の具体的な課題に応じたソリューションを提供するタイプです。専門家が企業の状況を分析し、どの書類をどのような方式（ファイル・フォルダ形式や箱単位）で保管するべきかを提案してもらえるため、オフィススペースの効率的な活用を実現できます。

さらに、グループ企業全体や複数部署の書類を一括管理する場合でも、統一された効率的な管理方法を提案しているため、大規模で複雑な文書管理システムの構築にも有効です。コンサルティング型の書類保管サービスは、書類管理の仕組みそのものから改善したい企業におすすめです。

書類保管サービスの比較ポイント

先述した書類保管サービスのなかから、さらに以下のポイントで比較し、自社に最適な依頼先を選びましょう。

1. 保管単位
2. 周辺業務
3. 対応保管書類
4. 閲覧方法
5. セキュリティ

保管単位

書類保管サービスを選ぶ際、保管単位は重要な比較ポイントです。サービスによって、フォルダ・ファイル形式と箱単位の両方に対応しているものや、箱単位のみのものなどがあります。

出納頻度が高い場合は、必要な書類のみを素早く取り出せるため、ファイル・フォルダ形式での保管が効率的です。一方、箱単位の保管では、箱全体を取り寄せた後に目的の書類を探す手間が生じます。不要な書類も同時に外部に出てしまうため、紛失リスクやセキュリティ上の懸念がある点もデメリットです。

業務の特性や書類の重要度に応じて、適切な保管単位を提供するサービスを選択することが重要です。

周辺業務

書類保管サービスを選ぶ際は、基本的な保管機能に加えて提供される周辺業務も重要です。スキャニングや電子化、機密文書の回収・溶解処理などのサービスがあるか確認しましょう。

たとえば、書籍の電子化支援があれば、保管と同時に電子書籍化も可能です。また、法定保存期間が過ぎた書類の最終溶解処理まで行ってくれるサービスを選べば、セキュリティリスクの軽減と業務効率の向上が図れます。

対応保管書類

書類保管サービスを選ぶ際は、対応可能な保管書類の種類を確認することが重要です。基本的な文書だけでなく、個人情報を含む機密文書や医療カルテ、さらには書籍など特殊な保管条件が必要なものにも対応しているかどうかを確認しましょう。

特に、書籍のような状態維持が必要な文書の場合、適切な温度・湿度管理や防虫対策が施された施設での保管が不可欠です。自社の保管ニーズに合わせて、幅広い種類の文書に対応できるサービスを選びましょう。

閲覧方法

書類保管サービスの閲覧方法は、利便性と即時性の観点から重要な比較ポイントです。多くのサービスでは、Webから取り出し依頼を行うと翌日程度で書類が届く仕組みが一般的です。しかし、より迅速な閲覧を可能にするサービスも登場しており、たとえば、必要な書類のみをスキャンしてデータ送信するサービスや、Zoomなどのウェブ会議ツールを活用してリアルタイムで書類を確認できるサービスなどもあります。

特に後者の方法は、手軽かつ即時に書類を閲覧できるため、緊急性の高い案件や遠隔地からのアクセスが必要な場合に非常に便利です。自社の業務スタイルや緊急度に応じて、最適な閲覧方法を提供するサービスを選択することが重要です。

セキュリティ

書類保管サービスを選ぶ際は、保管先倉庫のセキュリティも確認しましょう。たとえば、あるサービスでは「書類管理専用施設」を設け、徹底したセキュリティ対策を実施しています。具体的には、ICカード認証システム、24時間365日体制の有人警備、監視カメラによる常時監視などが標準的です。さらに、火災や地震などの災害に備えた防火設備や耐震設備も充実しています。

一部のサービスでは、移動棚システムを採用し、保管時には人が書類に触れることができない構造を実現しています。これにより、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えています。

自社の機密情報や重要書類を安全に管理するため、こうした多層的なセキュリティ対策を提供するサービスを選択することが重要です。

書類保管サービス10選一覧比較表

以下は、本記事で紹介する書類保管サービスの一覧比較表です。

上記で解説した「タイプ」と「比較ポイント」をフィルターで絞ることができますので、各制作会社の詳細紹介を読む前に、自社に最適な制作会社のあたりをつけてみてください。

【全国・大規模型】の書類保管サービス

大量の文書を一括して保管できる全国・大規模型のサービスは、次の3つです。

三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社

三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社は、全国各地の倉庫ネットワークと充実したサービスで、企業の書類保管業務をサポートしています。大量の書類も箱単位で一括保管が可能。全国対応のため、拠点が分散している企業でも安心です。文書管理システムにより、保管場所を問わず、預けた書類を一元管理できます。

書類保管だけでなく、電子化や廃棄、データエントリーまで対応し、ワンストップサービスで効率的な文書ライフサイクル管理を実現しています。

保管単位	箱単位
周辺業務	〇：機密文書の回収・溶解処理、電子化・データエントリーなど
対応書類	基本的な文書や機密文書など
閲覧方法	Web上の文書管理システム
セキュリティ	〇：ICカード認証、24時間365日体制の有人警備、監視カメラ、消火栓消火器など
料金	要問合せ

株式会社住友倉庫

株式会社住友倉庫は、全国規模の倉庫ネットワークと情報管理システムで、企業の書類保管を安全かつ効率的にサポートします。大量の書類も堅牢なセキュリティ体制のもとで一括保管が可能。独自のWebシステムにより、保管場所を問わず、重要文書の一元管理を実現します。文書の検索・アクセスから承認プロセスまでを効率化し、業務負担を軽減します。

集配サービスや機密廃棄サービスも提供し、文書ライフサイクル全体をサポート。機密文書の閲覧スペースも完備しており、セキュリティ面も万全です。

保管単位	〇：ファイル・フォルダ形式、箱単位
周辺業務	集配、機密廃棄、電子化サービス、Web情報管理システム導入サポートなど
対応書類	〇：ビジネス文書、医療文書、個人情報を含む機密文書など
閲覧方法	〇：依頼日の翌営業日に集配サービスによって閲覧が可能、文書電子化サービスもあり
セキュリティ	要問合せ
料金	要問合せ

日本通運株式会社

日本通運株式会社は、書類の収集から保管、溶解処理までをワンストップで請け負う書類保管サービスです。業務効率化とコスト削減を実現しており、大量の書類も安全な倉庫で一括保管可能です。

また、セキュリティシェルターも提供しており、指紋とIDコードのダブル認証による入退室管理、
防犯カメラでの監視で万全なセキュリティを実現しています。

原本引き取りから返却・溶解処理まで対応する文書電子化サービス「スマートスキャニング」を提供。配送による現物閲覧だけでなく、インターネット上で閲覧できる「e-文書閲覧」サービスも魅力です。

保管単位	要問合せ
周辺業務	溶解処理、スキャニング・電子化サービスなど
対応書類	オフィス文書、機密文書など
閲覧方法	〇：配送による現物閲覧、文書データ化による「e-文書閲覧」サービスを提供
セキュリティ	〇：セキュリティシェルターの提供
料金	要問合せ

【web完結型】の書類保管サービス

申し込みから書類取り出しまでオンラインで可能なweb完結型は、以下の4つです。

スマート書庫（三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社）

三井倉庫ビジネスパートナーズの「スマート書庫」は、1箱から預け入れ可能な書類保管サービスです。小規模事業者やスタートアップ企業など、少ない書類を低コストで安全に保管したいというニーズに応えています。

月額保管料は1箱あたり100円と、非常に分かりやすい料金体系も魅力。預け入れから取り出しまでの手続きもWebで完結するため、手軽に利用できます。2,500社・850万箱の書類保管実績のノウハウを活かしたサービスを提供しています。

保管単位	箱単位
周辺業務	〇：機密文書の溶解処理、保管期限管理など
対応書類	〇：ビジネス文書に加え、機密文書や医療・福祉関連書類など
閲覧方法	Webから依頼してオフィスに配送
セキュリティ	24時間365日セキュリティ完備
料金	保管料：100円 入出庫および出庫配送料：600円 専用保管箱料：400円 溶解処理料：600円

三菱倉庫株式会社

三菱倉庫株式会社は、申し込みから預け入れ、取り出し、在庫確認、廃棄処理まで、すべてWebシステム上で完結できる書類保管サービスを提供しており、用途に合わせて2つのサービスから選べます。

「キャビネット+」は東京都内と大阪府内限定で、月額90円からの低価格サービス。1箱から預け入れ可能なため、小規模事業者やスタートアップ企業におすすめです。一方「スタンダードプラン」は、全国対応で500箱以上の大容量保管に対応。ISO27001認証取得のセキュリティ体制で、重要な書類も安心して預けられるのも魅力です。

保管単位	箱単位
周辺業務	〇：溶解処理、文書の電子化など
対応書類	要問合せ
閲覧方法	〇：専用Webシステムから書類を取り寄せ、スタンダードプランでは倉庫での閲覧が可能な場合あり
セキュリティ	ISO27001認証取得のセキュリティ体制
料金	キャビネット＋ 月額保管料：90円/箱 入庫量：45円/箱 出庫量：45円/箱 集配送料：500円/箱 溶解処理料：400円/箱 専用保存箱料：250円/枚

書類管理ドットコム（ストレージサービス株式会社）

ストレージサービス株式会社の「書類管理ドットコム」は、無駄なく利用できる料金体系が魅力の書類保管サービスです。申し込みから預け入れ、取り出しまでをオンラインで完結できる手軽さも魅力。

ブラウザを活用した「遠隔閲覧サービス」を提供しており、PCからだけでなくスマホからも閲覧できるので出先で書類の確認が必要になった場合でも利用できるのも魅力です。

また、保管料は日割り計算を採用しているため、無駄なく利用できます。50箱以上または長期保管なら、お得な割引が適用されます。セコムの電子錠や監視カメラが設置されているうえ、移動棚システムを採用したセキュリティ体制も特徴です。

保管単位	箱単位
周辺業務	書類廃棄回収サービス、遠隔閲覧サービスなど
対応書類	要問合せ
閲覧方法	〇：Webサイトから書類の配達依頼が可能、遠隔で書類の内容を確認できる「遠隔閲覧サービス」を提供
セキュリティ	〇：各倉庫にセコムの電子錠を導入し、入退室管理を実施、監視カメラの設置、移動棚システムなど
料金	書類箱3辺の合計90～100cm未満 保管棚使用料（1箱）：60.00円 / 30日

SHOKO（株式会社日本パープル）

株式会社日本パープルの「SHOKO（ショコ）」は申し込みから廃棄依頼まで、すべてWeb上で完結できる書類保管サービスです。最短3時間で書類内容をPDFで確認できる迅速な対応と、1箱からの預け入れが可能な柔軟性も魅力です。

また保管期間を書類ごとに設定しておくことが可能で、保管期限切れの書類は、アラートにてお知らせしてくれるため、廃棄忘れなどを防ぐこともできます。

官公庁や金融機関を含む1,200社以上の導入実績があり、セキュリティを重視する企業からの信頼を得ています。機密保持に配慮した回収・輸送体制、インシールド方式の保管施設、監視システム下での2名作業など、重要な書類を安心して預けられる環境が整っています。

保管単位	箱単位
周辺業務	〇：機密文書の回収・溶解処理、スキャニング、管理台帳の作成など
対応書類	要問合せ
閲覧方法	〇：5時までの依頼で原本を翌営業日に配送、スキャニングによるPDFデータの即日確認
セキュリティ	〇：セキュリティスタッフによる回収、2名作業の義務付け、セキュリティ車両での搬送
料金	要問合せ

【コンサルティング型】の書類保管サービス

コンサルティング型の書類保管サービスは、以下の3つです。

株式会社SRI

株式会社ＳＲＩは、顧客のニーズに合わせた柔軟な保管方法と文書管理の専門知識をもとにサービスを提供しています。書類の保管だけでなく、ファイリング代行、冊子・書類単位の管理、検索・電送、ウェブ検索など、機密文書に関するサービスを幅広く展開。専門家によるコンサルティングでは、オフィススペースの有効活用や業務効率化に向けた提案もおこなっています。

保管単位に関しては、箱単位はもちろん、ファイル単位、1件単位でも保管できるので、書類の出納頻度や重要度に合わせた保管を依頼できるのも魅力です。

同社が提供する文書管理システム「BUNTAN」では、ウェブ上で書類の在庫状況をリアルタイムに確認できるため、より効率的な一元管理を実現することも可能です。

保管単位	〇：箱単位やファイルボックス、冊子、書類1件単位での管理
周辺業務	〇：スキャニング・電子化、機密文書の回収、溶解処理、法定保存期間が過ぎた書類の最終溶解処理など
対応書類	機密文書、医療カルテ・レントゲンなど
閲覧方法	スキャニングしてデータを送信するオンデマンド電送、リモート閲覧
セキュリティ	〇：入退室および作業状況を監視カメラで記録、24時間体制のオンラインセキュリティシステムによる防犯管理など
料金	要問合せ

書庫番人（株式会社キーペックス）

株式会社キーペックスの「書庫番人」は、全国に対応しており、専属コンシェルジュが企業規模や書類の量、種類、保管期間などを考慮し、最適な保管プランを提案している書類保管サービスです。現状の書類保管状況を分析し、問題点や改善点を明確にしたうえで、最適な保管方法を提案してもらえます。

また、部門ごとに書類管理を行なっている企業などは、部門ごとに預けた書類を把握できるようなご利用方法の提案もしてくれます。

書類保管だけでなく、廃棄、電子化、書類管理システム導入など、サービス内容も充実。単なる保管サービスではなく、書類管理の効率化、コスト削減、セキュリティ強化など、企業のニーズに合わせたサービスを提供しています。

保管単位	要問合せ
周辺業務	〇：機密文書の廃棄・溶解処理、書類の分類・廃棄提案、書類の分類作業の代行など
対応書類	〇：経理書類、総務書類、契約書、個人情報書類、カルテ、レントゲン、図面など
閲覧方法	〇：Webサイト、電話、Eメールで依頼すると翌日以降に配達される、倉庫内の閲覧室の利用可能
セキュリティ	情報セキュリティ認証ISMS/ISO27001を取得、自社倉庫・24時間365日体制で保管
料金	月額保管料：180円 / 箱 電子化：49,800円 / 箱 溶解処理：600円 / 箱 入庫・出庫量：50円 / 箱

株式会社日立ドキュメントソリューションズ

株式会社日立ドキュメントソリューションズは、50年の実績と専門性を活かし、企業の文書管理の課題解決を支援するコンサルティング型の書類保管サービスを提供しています。文書管理コンサルティング、文書電子化、文書管理システム、別地保管の4つのサービスを組み合わせ、顧客のニーズに合わせたサービスを一気通貫で提供しているのが特徴です。

コンサルティングに関しては「文書削減支援コンサルティング」と「文書管理ルールコンサルティング」を提供しており、自社のニーズに合った方を利用することができます。

現状分析から課題抽出、改善策の実施、運用支援まで、長期的な視点で顧客企業の文書管理体制の最適化を支援しています。

保管単位	箱単位
周辺業務	〇：紙書類の電子化など
対応書類	要問合せ
閲覧方法	電子化によるwebサイトからの閲覧、出庫指示による輸送サービス
セキュリティ	要問合せ
料金	要問合せ

まとめ

本記事では、書類保管サービスの選び方や比較ポイントについて解説しました。まずは、以下の項目にて、自社に最適なタイプを選びましょう。

全国・大規模型	全国に大規模な倉庫網を持ち、大量の文書を一括して保管できるタイプ
web完結型	申し込みから書類取り出しまで、すべてをオンラインで完結できるタイプ
コンサルティング型	企業の状況を分析したうえで最適な書類保管方法を提案するタイプ

また、その中でも以下の5つの比較ポイントにて絞り込みます。

• 保管単位
• 周辺業務
• 対応保管書類
• 閲覧方法
• セキュリティ

この記事が書類保管サービス選びの一助になれば幸いです。