事務局代行サービスおすすめ10選。費用から選び方まで紹介

事務局代行サービスは、会議やイベントの運営、書類の整理、連絡業務など、多岐にわたる事務作業を代わりに行ってくれるサービスです。

しかし、サービスによって業務内容や質が異なり、自社にあった事務局代行サービスを選ぶことは難しいことでもあります。

なので今回は、おすすめの事務局代行サービス9選を費用から選び方まで詳しく紹介し、この記事が自社に最適な事務局代行サービス選びの一助になれば幸いです。

事務局代行とは

事務局代行サービスは、イベント、キャンペーン、研修セミナーなどに必要な準備や運営、フォローなどの各行事ごとの事務業務の部分を代行してくれるサービスです。

事務局代行サービスを利用することで、事務作業は代行会社に任せ、自社の社員はコア業務に専念することが可能になります。

事務局代行に依頼できる業務

事務局代行サービスは多岐にわたる業務に対応しており、以下では、主な対応業務について紹介しております。

イベント運営	企画段階から当日の運営、終了後のフォローアップまで、 イベントをトータルでサポート
企画	事業やイベントのコンセプト策定からプランニングまで、 目的に合わせた内容を企画
HPの構築	企業やイベントのウェブサイトの制作をサポート
受付・問い合わせ対応	電話やメール、チャットでの顧客対応を代行
機材や備品の手配	イベントや事業運営に必要な機材、備品の調達を代行
フォロー業務	イベント後のアンケート集計や感謝状の発送など、 終了後も関係性を維持するための業務をサポート

このように、事務業務は勿論、サービスによってはコールセンターやマーケティングの業務にも対応していることもあります。

しかし、各業務の専門的な知識やノウハウはない企業がほとんどなので、ノウハウを必要とする業務を任せたい場合は、その代行業務を専門としている企業に依頼しましょう。

事務局代行の費用相場

事務局代行の相場は10万円〜30万円ほどで、そこにオプションでコールセンター業務、webサイト構築、SNSアカウントの運用などが入ってくることで相場にプラスで費用がかかってくる形になります。

月額料金に自社で依頼したい業務が依頼可能かなどを確認してから、サービスの選定をするようにしましょう。

事務局代行サービスの分類・選び方

事務局代行サービスを選ぶ際、提供されるサービスの種類とその内容の理解は欠かせません。

以下、代表的なサービスの分類と選び方を解説します。

• 包括的に業務を代行
• コンサルティング支援にも対応
• イベント管理ツールも提供

1. 包括的に業務を代行

このタイプのサービスは、イベントや会議の計画段階から実施、終了後のフォローまで、全てのプロセスをサポートしてくれます。

全面的に任せられるため、イベント運営に関する知識やノウハウが乏しい企業や、時間がない企業におすすめです。

ただし、サービス内容が広範にわたるため、費用は比較的高めになる傾向があります。そのため、予算と必要なサポート範囲を慎重に検討することが重要です。

2. コンサルティング支援にも対応

こちらのサービスは、単に業務を代行するだけでなく、イベント運営におけるコスト削減や効率化、さらには運営体制の構築など、より戦略的なサポートを行います。

例えば、過去のイベントデータを分析し、参加者の満足度を高める提案をしてくれたり、コストパフォーマンスの良い機材レンタル会社を推薦してくれたりします。

このタイプのサービスは、イベント運営の質を高めたい、しかし具体的な方法が分からないという企業におすすめです。

3. イベント管理ツールも提供

近年では、事務局代行サービスに加えて、イベント管理ツールを提供する企業も増えています。

これらのツールは、イベントの申し込み状況のリアルタイム確認、参加者へのメール一斉送信、入場時のQRコード発行など、事務局業務を一元管理できる機能を持っています。

このようなツールを利用することで、事務作業の効率化はもちろんのこと、イベント運営の品質向上なども行えます。

特に、参加者とのやりとりが求められる大規模なイベントでは、これらのツールを提供しているサービスがおすすめです。

おすすめの事務局代行サービス10選比較表

サービス名	詳細	料金
株式会社ユニオンアルファ	企画から資材のレンタル、運営まで一貫してサポートしており、クリエイティブにも対応	要問い合わせ
株式会社プロアクティブ	来場者管理システムの導入、受付システムの導入などDX化・IT化などの支援まで行っている	要問い合わせ
株式会社ラッシュ・インターナショナル	SNS運用やWebサイト制作・運用、コールセンターなど事務局業務の効果を最大化するための業務も提供	100,000円〜
株式会社シンクブレインインターナショナル	通常の事務局代行サービスに加え、提案型の事務局代行サービスを展開	参考事例 事務局代行業務一式：126,500円〜
株式会社マイビジネスサービス	短期から長期まで、セミナー、イベント、キャンペーンなどに対応	要問い合わせ
株式会社ビジネス・フォーラム事務局	マーケティング面からの事務局支援を行っている	要問い合わせ
株式会社ゼロイン	脱属人化といった効率的な事務業務を実現するコンサルティング支援	要問い合わせ
株式会社TKP	申込みフォームの作成や、申込み状況の確認、入金照合など多種多様なイベントに対応したツールを提供	要問い合わせ
株式会社広済堂ネクスト	イベントや展示会などの来場者をQRコードで管理できる来場者管理システムを提供	要問い合わせ
株式会社コプロシステム	イベント来場者一括管理システム「Q-PASS」を提供しており、申し込みや入場をweb上で行う	要問い合わせ

おすすめの事務局代行サービス(1,包括的に業務を代行)

包括的に業務を代行してくれる事務局代行サービスを3つ紹介いたします。

株式会社ユニオンアルファ

ユニオンアルファは、屋内・屋外の両方のイベントに対応しており、企画から資材のレンタル、運営まで一貫してサポートしてくれる事務局代行サービスです。

自社にクリエイティブ局も有しているので、イベントに必要なポスターやサイン、パース作成、 映像制作などのクリエイティブにも対応可能です。これまでマラソン大会、eスポーツなどの自主企画イベントをはじめ多数の全国での支援実績を誇ります。面倒な「会場手配・申請」業務も依頼することができるので、企画などは自社で行い、それ以外のノンコア業務のみを依頼し、事務局運営に必要な工数を削減するといった依頼も可能です。

対応業務	企画、会場手配・申請代行、事務局代行、制作・クリエイティブ、 設営・施工、イベント運営・ステージ進行
料金	要問い合わせ

株式会社プロアクティブ

プロアクティブの事務局代行はMICEに特化しており、イベントやセミナーの運用といった事務局業務からDX化・IT化などの支援まで行っているサービスです。

特に運営をスムーズに行う支援に長けており、例えば「来場用QRコード発行」「参加費決済」といった支援を提供しています。また、開催の際に現地開催だけでなく、オンラインでの開催の支援も行っており学術集会のWeb開催の為にライブストリーミング配信、オンデマンドストリーミング配信などにも対応しています。

対応業務	MICE DX・IT支援、システム運用サポート、コンテンツ・WEB制作、 MICE運営支援、DMO・地域振興事業支援、学会・セミナー・研究会事務局代行
料金	要問い合わせ

株式会社ラッシュ・インターナショナル

ラッシュ・インターナショナルの事務局代行サービスは、女性の力を活かした支援を行なっており、キャンペーンの企画から問合せ窓口、応募フォームの設置や抽選、賞品の発送までワンストップで事務局の対応を行なっています。

また、SNS運用やWebサイト制作・運用、コールセンターなど事務局業務の効果を最大化するための業務も提供しています。そのため、キャンペーン事務局における受付業務、商品案内、問合せ窓口、クレーム処理などにも対応してくれます。丸投げ・部分的な依頼のどちらにも対応しているので、コールセンターだけの依頼やキャンペーンの運用だけの依頼なども可能です。

対応業務	webサイト制作・運用、SNS運用、アンケート調査・分析、 コールセンター、翻訳/多言語サイト制作、コンサルティング
料金	キャンペーン事務局：100,000円〜

株式会社マイビジネスサービス

マイビジネスサービスが提供する事務局代行サービスは、短期から長期まで、セミナー、イベント、キャンペーンなどに対応しており、FAX、電話、はがきによる受付の代行、招待状や落選通知の発送代行から、最終報告書の作成まで依頼することができます。

「大学の研究室・行政向け」「広告代理店・一般企業向け」「学会・団体向け」の3つのプランを用意しており、それぞれ「調査（アンケート）」「イベント、キャンペーン、セミナー運営代行」「運営サポート・会員管理や会計管理などの事務業務」に特化しています。

対応業務	アンケート作成・発送・回収、データ入力、集計・分析、報告書作成、受付、運営サポート・会員管理、会費・会計管理、資料作成・保管、例会・イベント等の準備～開催、会報誌の作成、お問合せ対応
料金	要問い合わせ

おすすめの事務局代行サービス(2,コンサルティング支援)

コンサルティング支援を行なっている事務局代行サービスを3つ紹介いたします

株式会社シンクブレインインターナショナル

シンクブレインインターナショナルは、通常の事務局代行サービスに加え、提案型の事務局代行サービスを展開しています。多岐にわたる事務局業務の一括管理によりコスト・労力の削減、情報の一元化、ノウハウの蓄積を実現してくれます。「会員管理」「問い合わせ対応」「会計補助」「事務作業(郵送物の発送等)」などに対応しており、コールセンター併設型の支援も行っています。

法人の立ち上げや事業実施にあたり、これから催事の企画・運営を任せたい企業、主催するセミナーや催事を通じて、企業・団体の発展をめざしたい企業におすすめです。

対応業務	事務局代行、当日運営・進行管理、WEBサイト製作、 通訳・翔訳、映像・照明、印刷・製本、音響、会員管理、事務局経理
料金	参考事例 事務局代行業務一式：126,500円〜 事務局開設費（初月のみ）：50,000円

株式会社ビジネス・フォーラム事務局

ビジネス・フォーラム事務局が提供する事務局代行サービスは、企画、ターゲティング、イベント後のレポート作成などマーケティング面からの支援を行なっているサービスです。そのため、ビジネス・フォーラム事務局に特化しており、開催時のアンケート、参加傾向や開催結果の分析を通じて、エグゼクティブのリアルな声を収集しデータ化し、これらの独自のデータベースの中から該当データを抽出し、集客期間中、継続して情報発信する「ターゲティング集客サービス」を提供しています。

事務局業務を通じて、自社のマーケティング施策を伸ばしていきたいと考えている企業にオススメです。

対応業務	イベント企画、ターゲティング、事務局運営、イベント開催、アフターフォロー
料金	要問い合わせ

株式会社ゼロイン

ゼロインは、事務局代行サービスに加え、総務業務のコンサルティングを行なっている事務局代行会社です。現状の総務業務の可視化を行い、脱属人化といった効率的な事務業務を実現するコンサルティングを行なっています。そのため、事前の業務整理やマニュアルのない、初めて事務局を運用する企業に対してゼロインのコンサルタントが、業務に取り掛かる前にクライアントの課題や目的を詳しくお聞きし、業務整理や標準化を通じて業務設計を行います。

また、常駐とオンラインのハイブリッド対応なども行なっているので窓口受付やオンラインセミナーなどにも対応可能です。

対応業務	社内イベント事務局、セミナー事務局、研修事務局、会場手配・調整、 事前準備・手配、本番立ち合い、事後対応、挨拶状・封入発送、 購入代行・ノベルティ制作、アンケート・文字起こし
料金	要問い合わせ

おすすめの事務局代行サービス(3,管理ツールも提供)

管理ツールを提供している事務局代行サービスを3つご紹介いたします。

株式会社TKP

TKPは「トータルイベントプランナー」と呼ばれる、多種多様なイベントに対応したイベント管理ツールを提供している事務局代行会社です。このツールでは「申込みフォームの作成」や「申込み状況の確認」「入金照合」「QRコード受付」などイベントの開催前から当日までに必要な業務をサポートしてくれます。

ツールを活用することで、参加者の多い規模の大きいイベントであってもミスなく、手間をかけることなく運営することが可能になります。また、運営スタッフの派遣やイベントの開催場所の手配などといった事務局運営における事務業務も依頼することも可能ですので、ツールを合わせて依頼することができます。

対応業務	運営スタッフ手配、業務サポートシステム、備品レンタル、 事務所手配、業務代行、管理ツール提供、web制作
料金	要問い合わせ

株式会社広済堂ネクスト

広済堂ネクストはエントリー系からイベント系まで幅広い事務局運営に対応しているサービスを提供しています。「情報案内」から「エントリ受付」「顧客サポート」「事務局運営」「発送業務」まで一貫した支援を行っております。

顧客会員の一元管理を可能にする会員管理システム、イベントや展示会などの来場者をQRコードで管理できる来場者管理システムを提供しています。コールセンターが併設、プロモーション業務にも対応、集計レポートといった事務局運営を行う上での周辺業務まで一貫して依頼することができます。

対応業務	コンタクトセンター、プロモーション、管理ツール提供、レポート報告、事務局運営
料金	要問い合わせ

株式会社コプロシステム

コプロシステムはイベント来場者一括管理システム「Q-PASS」を提供している事務局代行会社です。申し込みや入場をweb上やQRコードで行うことや、リアルタイムでの来場者管理を提供しており、オンライン・オフラインのどちらの場合にも対応しています。

来場者データ出力もイベント後に行えるので、その後に活かせるデータ集計が魅力です。また、オプションを活用することで自社事務局運営にあったカスタマイズを行うことができ、例えば申込者の支払いにクレジットカードを追加する機能や申込者がチケットを一括で複数枚買えるようにする機能などがあります。

対応業務	キャンペーン企画立案支援、応募受付処理、お問い合わせ事務局、 当選者抽選、資材管理・賞品発送、効果測定、ツール提供
料金	要問い合わせ

おすすめのイベント管理ツール

事務局代行に依頼をしたことがない企業や、代行会社に依頼するためのリソースが足りない場合にイベント管理ツールを活用するのも一つの手です。

以下では、おすすめのイベント管理ツールを2つ紹介いたします。

eventos

eventosは、オフライン・オンライン問わず利用できるイベント管理ツールです。

自社専用のプラットフォームを構築でき、カスタマイズ性が高いのが魅力です。

また、オンラインMTGなどでマーケティング支援も行っているため、初めての企業でも安心して利用できます。

OWNLY

OWNLYはSNSキャンペーンに特化したイベント管理ツールです。

SNSキャンペーン施策の企画から実行まで支援し、SNSキャンペーンとUGC活用を一元管理できるマーケティングツールとなっています。

フォロワー獲得、認知拡大、販売促進、店舗集客、EC売上向上など様々な目的に応じた機能を備えているので、SNS上でキャンペーンを行いたい企業にオススメのツールです。

まとめ

今回は、事務局代行サービスについて費用相場、選び方そしてオススメのサービスを9つ紹介いたしました。

事務局代行といっても包括的な支援、コンサルティング支援、管理ツール提供など代行サービスによって特徴や強みが異なります。

自社の目的にあった事務局代行サービスを選ぶことが重要です。

この記事が、事務局代行選びの一助になれば幸いです。